Avantages en nature et frais professionnels : quelle différence ?

Les avantages en nature font partie intégrante de la rémunération du salarié et sont soumis à cotisations. Les frais professionnels, quant à eux, représentent des sommes engagées par le salarié dans le cadre de son travail et font l’objet d’un remboursement (par exemple, des frais kilométriques dépensés pour se rendre à un rendez-vous client).

Il est indispensable de bien différencier ces deux notions car les conséquences sociales et fiscales peuvent être importantes en cas de mauvaise application de la réglementation. Ces conséquences peuvent aussi bien affecter l’employeur que le salarié.

Mais concrètement, qu’est-ce qu’un avantage en nature ? Quel est le traitement fiscal et social à appliquer ? Quelle différence avec les frais professionnels ? Nos experts en gestion administrative du personnel décryptent pour vous tous ces sujets dans cet article.

Qu'est-ce qu'un avantage en nature ?

L’avantage en nature est un bien (un logement, une voiture, du matériel informatique…) ou un service (un abonnement téléphonique…) fournit par l’employeur à ses salariés, gratuitement ou moyennant une participation inférieure à leur valeur réelle. Ils permettent ainsi aux salariés d'économiser des sommes qu'ils auraient normalement dû payer.

Un avantage en nature doit répondre à 4 critères :

• Être un bien ou service de l'entreprise
• Être utilisé par un salarié
• Être utilisé à des fins personnelles
• Être à titre gratuit ou pour un prix inférieur à sa valeur réelle

Qui peut en bénéficier ?

L’avantage en nature peut être destiné à un salarié ou à un assimilé-salarié (comme par exemple, les gérants minoritaires d’une SARL ou le président d’une SAS), mais aussi aux apprentis et stagiaires.

Il peut provenir d’une convention ou d’un accord collectif, d’une décision unilatérale de l’employeur, d’un usage propre à la profession ou à l’entreprise ou d’un contrat de travail.

Comment évaluer les avantages en nature ?

Il existe deux méthodes d’évaluation des avantages en nature :

La méthode au réel

La méthode au réel consiste à évaluer le bien ou le service fourni au salarié sur la base de sa valeur réelle. Cette valeur réelle correspond au prix exact déterminé sur facture, déduction faite du coût éventuellement supporté par le salarié.

La méthode forfaitaire

La méthode forfaitaire consiste à utiliser le barème URSSAF pour évaluer le montant du bien ou du service fourni. Cette méthode est une option disponible pour l’employeur uniquement pour les avantages suivants :

• La nourriture
• Le logement
• Le véhicule
• Les outils de communication (téléphone, ordinateur, connexion internet…)

Cette méthode a l’avantage d’être facilement justifiable et prouvable en cas de contrôle URSSAF, contrairement à la méthode au réelle qui nécessite de produire les justificatifs relatifs au bien ou au service.

💡 Bon à savoir : Tous les autres avantages en nature (autre que nourriture, logement, véhicule et outils de communication) doivent être évalués pour leur valeur réelle.​

Quel est le traitement fiscal et social à appliquer ?

Le régime social des avantages en nature

L’avantage en nature est un élément de rémunération. Il est donc soumis aux cotisations sociales, à la Contribution Sociale Généralisée (CSG) et à la Contribution au Remboursement de Dette Sociale (CRDS). Comme les avantages en nature rentrent dans l’assiette des cotisations sociales, ils sont pris en compte pour la valorisation de la retraite et des droits maladie.

Si le salarié participe en partie au financement du coût de l’avantage en nature, ce montant doit être déduit. Cela signifie que seule la partie prise en charge par l’employeur est soumise aux cotisations sociales.

💡 Bon à savoir : Les avantages en nature sont compris dans l’appréciation du respect du SMIC, des minima sociaux, ainsi que dans la valorisation des congés payés et des heures supplémentaires.

La fiscalité des avantages en nature

Puisqu’ils sont considérés comme des éléments de rémunération, les avantages en nature sont également soumis à l’impôt sur le revenu, au titre des traitements et salaires. Par conséquent, leur montant doit figurer sur le bulletin de paie du salarié.

💡 Bon à savoir : Au même titre que les salaires, les avantages en nature font l’objet d’une prescription triennale. En droit du travail, la prescription correspond au délai dont bénéficie un salarié pour défendre ses droits ou se prévaloir d’un droit. Cela signifie que l’URSSAF et les salariés ont 3 ans pour agir sur les avantages en nature accordés, à compter du jour où ils en ont connaissance.

Quelle différence avec les frais professionnels ? 

Les frais professionnels sont des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Concrètement, les frais professionnels les plus courants sont :

• Les frais de repas et de restauration lors de déplacements professionnels
• Les frais liés à l'utilisation du véhicule personnel pour réaliser des déplacements professionnels
• Toutes les autres avances de frais payées par le salarié (fournitures, commandes…)

Ces frais doivent être remboursés par l’employeur. Le dédommagement de ces frais peut prendre la forme d’un remboursement des dépenses réelles sur justificatifs ou d’un versement d’une indemnité forfaitaire.

💡 Bon à savoir : Le remboursement des frais professionnels ne constitue pas un élément de rémunération. Ils ne sont donc pas soumis à cotisations sociales et sont également exclus de la base CSG / CRDS.

Et qu'en est-il des frais d'entreprise ?

Les frais d’entreprise correspondent aux frais engagés par un salarié relevant de l’activité de l’entreprise (comme par exemple des repas ou des voyages d’affaires), et non des frais liés à l’exercice de la profession du salarié.

Les frais professionnels doivent remplir simultanément les 3 critères suivants :

• Ils doivent revêtir un caractère exceptionnel
• Ils doivent être engagés dans l'intérêt de l'entreprise
• Ils doivent être dépensés en dehors de l'exercice normal de l'activité du salarié

Depuis 2021, les frais d’entreprise sont intégrés au sein des frais professionnels. Ils suivent donc la même réglementation que les frais professionnels. Leur remboursement est donc également exonéré de cotisations sociales.

 

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