Congés payés : quels sont les droits des employeurs ?

Tous les salariés bénéficient d’un droit à congés payés. En tant qu'employeur, vous devez prendre les mesures nécessaires pour garantir ce droit. Si vos obligations sont claires, vos droits le sont tout autant. Vous pouvez par exemple décider des dates de congés de vos salariés, sous réserve de respecter certaines formalités et conditions fixées par le code du travail et par les conventions / accords applicables à votre entreprise. 

Concrètement, quels sont les droits de l’employeur en matière de congés payés ? Comment respecter la réglementation tout en assurant la continuité de votre activité ? Nos avocats en droit social vous répondent. 

Comment fixer la période de prise des congés payés ?

Comme son nom l’indique, la période de prise des congés payés correspond à la période durant laquelle les salariés peuvent poser les congés payés qu’ils ont acquis au titre d’une période de référence, généralement fixée du 1er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1. 

La période de prise des congés payés :

•  Est fixée : 

  • Par accord d’entreprise ou d’établissement,

  • A défaut, par convention ou accord de branche,

  • A défaut, par l’employeur, après consultation du CSE (Comité Social et Économique) lorsqu’il existe.

• Doit inclure la période du 1er mai au 31 octobre.

⚠️ A noter : Une fois fixée, l’employeur doit informer ses salariés de la période de prise des congés payés, au moins 2 mois avant qu’elle ne débute.

Par exemple, pour une période de prise des congés payés débutant le 1er mai N, l’information doit être donnée aux salariés au plus tard le 1er mars N.

Quels critères prendre en compte pour définir l'ordre des départs en congés payés ?

La définition de l’ordre des départs en congés payés des salariés est une prérogative de l’employeur, qui peut être encadrée par accord collectif d’établissement, d’entreprise ou de branche. En l’absence d’accord, l’employeur doit fixer l’ordre des départs en congés payés après consultation du CSE (lorsqu’il existe). 

Pour fixer l’ordre des départs, l’employeur doit tenir compte de :

• L’ancienneté du salarié

• Son éventuelle activité chez un ou plusieurs autres employeurs

• Sa situation familiale (notamment les possibilités de congé du conjoint, partenaire de PACS ou concubin, la présence au sein du foyer du salarié d’une personne en situation de handicap ou en perte d’autonomie, etc.).

💡 Bon à savoir : Les conjoints et partenaires de PACS travaillant dans une même entreprise ont le droit de bénéficier des mêmes dates de congés payés.

⚠️ A noter : Une fois l’ordre des départs en congés payés défini, l’employeur doit informer chaque salarié de ses dates de congés au moins 1 mois avant son départ. 

Dans quelles conditions peut-on modifier les dates de congés ?

Une fois les dates de congés payés fixées, elles s’imposent au salarié et à l’employeur. Toutefois, l’employeur a la possibilité de les modifier, selon les modalités fixées par accord d’établissement, d’entreprise ou de branche. 

⚠️ A noter : En l’absence de disposition conventionnelle, l’employeur ne peut pas modifier les dates de congés payés du salarié dans le mois qui précède la date de son départ en congés. Une exception : il est possible de modifier les dates moins d’un mois avant la date de départ fixée, en cas de circonstances exceptionnelles (mise en redressement judiciaire de la société, nécessité de remplacer un salarié brutalement décédé, etc.). 

Quelles sont les règles pour le fractionnement des congés ?

Tout d’abord, l’employeur ne peut pas obliger un salarié à prendre plus de 4 semaines de congés payés consécutives (soit 24 jours ouvrables).

Ensuite, les modalités de fractionnement des congés payés dépendent du nombre de jours de congés payés auquel le salarié a droit : 

• 12 jours ouvrables de congés payés ou moins : le salarié doit prendre ses jours de congés payés acquis en une seule fois.

• Plus de 12 jours ouvrables de congés payés : l’employeur peut fractionner la prise de ces jours de congés, sous réserve d’avoir eu l’accord du salarié (sauf en cas de fermeture de l’entreprise pour congés). 

⚠️ A noter : Même avec l’accord du salarié, le fractionnement des congés payés doit permettre au salarié de bénéficier d’une période de congés de 12 jours ouvrables continus (soit 2 semaines complètes). En l’absence de disposition conventionnelle ou de dérogation par accord individuel du salarié, ces 12 jours de congés payés consécutifs doivent être pris entre le 1er mai N et le 31 octobre N+1.

Comment organiser une fermeture annuelle de l'entreprise ?

En l’absence de disposition conventionnelle, la fermeture de l’entreprise pour les congés annuels suppose : 

• La consultation préalable du CSE 

• L’information des salariés au moins 1 mois avant la fermeture.

💡 Bon à savoir : L’accord des salariés n’est pas requis pour fermer l’entreprise pour congés.

Si des salariés n’ont pas suffisamment de jours de congés pour être indemnisés pendant la période de fermeture de l’entreprise, il existe plusieurs solutions :

• Ils peuvent prendre des congés payés par anticipation, ce qui nécessite l’accord du salarié concerné

• A défaut, le congé doit être pris en jours de congés non payés. 

💡 Bon à savoir : Sous certaines conditions, les salariés peuvent percevoir une aide financière de France Travail pour congés non payés en cas de fermeture de l’entreprise.

Pourquoi contrôler la prise effective des congés ?

Il appartient à l’employeur de prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses salariés de prendre leurs congés payés. Il est donc nécessaire de veiller à ce que les salariés posent leurs jours de congés. Pour ce faire, il est possible de communiquer des rappels écrits réguliers et, si nécessaire, d’imposer la prise de congés payés.                                                                                                            

⚠️ A noter : La non-prise de congés payés par un salarié peut avoir d’importantes conséquences. Le droit aux congés payés est un moyen pour l'employeur de garantir le repos du salarié, ce qui contribue à remplir son obligation de sécurité envers ses salariés. Le non-respect de cette obligation peut donc engager la responsabilité civile et pénale de l’employeur, et conduire, en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, à la reconnaissance d’une faute inexcusable de l’employeur.

Pour en savoir plus sur la responsabilité du dirigeant, consultez notre article dédié. 

Comment refuser certaines demandes de congés ?

L’organisation des congés payés est une prérogative de l’employeur. Il est donc en droit de refuser d’accorder au salarié les dates de congés qu’il demande.

Bien que l’employeur n’ait pas à justifier le motif de son refus, ce refus ne peut pas être fondé sur un motif discriminatoire (par exemple, refuser des congés à un salarié parce qu’il participe à une manifestation politique ou refuser des congés à une salariée sous prétexte qu’elle a récemment était en congés maternité).  Il est donc essentiel, en cas de contestation ou de contentieux, d’être en mesure de justifier les raisons objectives du refus de la demande de congés payés.

⚠️ A noter : Sauf dispositions spécifiques internes à l’entreprise, aucun délai ne permet à un salarié de considérer que sa demande de congé a été tacitement validée. Toutefois, la jurisprudence précise que, lorsqu'une demande de congé demeure sans réponse, le salarié peut la considérer comme acceptée. Le refus de l’employeur doit donc être expressément formulé dans les meilleurs délais. 

💡 Bon à savoir : Il est possible de prévoir, dans vos procédures internes, que toute demande de congés restée sans réponse dans un délai à déterminer devra être considérée comme refusée.  

👉 La gestion des congés payés est une responsabilité partagée entre l’employeur et ses salariés. L’employeur peut fixer les dates ainsi que l’ordre des congés mais il doit respecter le code du travail et les accords collectifs de l’entreprise pour assurer les droits de ses salariés. Une communication claire est essentielle pour assurer un bon climat de travail et prévenir tout litige lié à la gestion des congés payés. 

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