Heure supplémentaires : comment respecter les normes légales et éviter les litiges

Selon la DARES, le nombre moyen d’heures supplémentaires par salarié à temps complet est de 17,5 heures par semaine au 4ème trimestre 2023. La réalisation d’heures supplémentaires constitue donc un complément de revenu important pour certains salariés. Bien que nécessaires dans certaines situations, les heures supplémentaires peuvent rapidement devenir une source de litiges si elles ne sont pas gérées correctement et peuvent coûter cher à votre entreprise. C’est la raison pour laquelle le conseil de prud’hommes est souvent saisis de demandes de rappel de salaires au titre des heures supplémentaires réalisées. 

Comment fonctionnent les heures supplémentaires ? Quel est le cadre légal applicable ?  Les avocats implid en droit social décryptent les obligations à respecter par les employeurs en matière d’heures supplémentaires pour éviter les litiges.

Qu'est-ce qu'une heure supplémentaire ?

Quel est le seuil de déclenchement des heures supplémentaires ?

Les heures supplémentaires correspondent aux heures de travail effectuées au-delà de la durée légale du travail fixée à 35 heures hebdomadaires. Elles sont calculées sur la semaine civile, soit du lundi 0 heure au dimanche à 24 heures. 

💡 Bon à savoir : Un accord d’entreprise, ou de branche, peut instaurer un dispositif d'aménagement du temps de travail sur une période de référence supérieure à la semaine. Cette période de référence peut s’étendre jusqu’à 3 ans maximum. Dans ce cas, le décompte des heures supplémentaires s'effectue à la fin de la période de référence fixée par l’accord.

Par exemple, si le temps de travail est organisé sur l’année, la durée légale du travail est fixée à 1 607 heures. Toute heure effectuée au-delà de ce seuil est considérée comme une heure supplémentaire. 

Qui est à l'initiative des heures supplémentaires ?

La réalisation d’heures supplémentaires relève, en principe, de l’initiative de l'employeur. Seules les heures supplémentaires demandées par l'employeur ou réalisées avec son accord peuvent donc donner lieu à une rémunération. 

⚠️ A noter : L’accord de l’employeur pour effectuer des heures supplémentaires peut être explicite ou implicite, notamment lorsque l'employeur est conscient que la charge de travail du salarié nécessite un dépassement de son temps de travail. Ainsi, il est admis que l’accord implicite de l’employeur suffit à reconnaitre l’existence d’heures supplémentaires. 

Rémunération des heures supplémentaires : majoration de salaire ou repos compensateur ? 

Les heures supplémentaires effectuées par un salarié ouvrent droit :

• Soit à une majoration de salaire

• Soit à un repos compensateur équivalent 

• Soit pour partie à un salaire majoré et pour partie à un repos compensateur 

Majoration de salaire

Le taux de majoration des heures supplémentaires peut résulter d'un accord d'entreprise ou d'un accord de branche. Dans tous les cas, ce taux ne peut pas être inférieur à 10 %. 

En l'absence d'accord, le taux de majoration des heures supplémentaires est de :

• 25 % pour les 8 premières heures

• 50 % pour les heures suivantes 

Repos compensateur

Le paiement des heures supplémentaires et leurs majorations peut être remplacé, totalement ou partiellement, par un repos compensateur équivalent (souvent appelé repos compensateur de remplacement).  

👉 Par exemple, imaginons qu’un salarié effectue 10 heures supplémentaires dans une semaine : 8 heures sont donc majorées à 25 % et 2 heures à 50 %. Il peut bénéficier d’un repos compensateur au lieu d’une majoration de salaire (avec l’accord de l’employeur). 

Dans ce cas : 

• Pour les 8 premières heures majorées à 25%, il récupérera 10 heures de repos (soit 8 heures x 1,25 = 10 heures). 

• Pour les 2 heures suivantes majorées à 50%, il récupérera 3 heures de repos (soit et 2 heures x 1,5 = 3 heures.)

Au total, il doit bénéficier de 13 heures de repos compensateur pour récupérer son temps travaillé en heures supplémentaires.

⚠️ A noter : Les heures supplémentaires réalisées au-delà d’une certaine limite annuelle (appelée contingent annuel) donnent droit à une contrepartie obligatoire en repos, en plus des majorations et / ou du repos compensateur. Il s’agit d’une disposition d’ordre public qui ne peut être dérogée. 

Le contingent annuel est fixé par accord d’entreprise ou de branche. Sans accord, il est de 220 heures par an et par salarié. Pour chaque heure supplémentaire effectuée au-delà de ce seuil, la contrepartie obligatoire en repos est fixée à :

• 50 % pour les entreprises de 20 salariés au plus
• 100 % pour les autres entreprises 

👉 Par exemple, si un salarié travaille 240 heures par an (soit 20h supplémentaires au-delà du contingent), il aura le droit à :

• Un repos de 10h s’il travaille dans une entreprise de moins de 20 salariés (contrepartie de 50%)

• Un repos de 20h s’il travaille dans une entreprise de plus de 20 salariés (contrepartie de 100%).

Quel est le cadre légal applicable aux heures supplémentaires ?

Le délai de prescription

Un salarié qui agit en justice pour obtenir le paiement d'heures supplémentaires peut réclamer ces sommes sur une longue période. En effet, le délai de prescription pour réclamer le paiement des heures supplémentaires est de 3 ans. 

Le délai de prescription débute à compter du jour où la personne qui l’exerce a eu connaissance, ou aurait dû avoir connaissance, des faits lui permettant d'agir. La demande peut porter sur les sommes dues pour les trois dernières années à compter de cette date, ou, en cas de rupture du contrat de travail, sur les sommes dues au titre des trois années précédant la rupture.

La charge de la preuve

En cas de litige relatif aux heures supplémentaires effectuées, la charge de la preuve est partagée entre l’employeur et le salarié. 

La procédure se déroule en 2 étapes : 

• Le salarié qui réclame le paiement d’heures supplémentaires doit d’abord prouver des éléments suffisamment précis quant aux heures non rémunérées qu’il prétend avoir accomplies.

• Dans un second temps, l’employeur doit répondre à ces éléments en fournissant des preuves de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié. 

C'est après avoir mis en balance les éléments de preuve présentés par le salarié et l’employeur que le juge forme sa conviction.

Les sanctions civiles et pénales

Au-delà d’un rappel de salaire, un salarié dont l’employeur n’a pas payé les heures supplémentaires peut obtenir des compensations supplémentaires : 

• Versement de dommages et intérêts si le non-paiement des heures supplémentaires lui a causé un préjudice particulier (par exemple, si le non-paiement des heures supplémentaires empêche le salarié de payer ses factures telles que son loyer ou ses crédits, ce qui a un lourd impact sur sa vie personnelle)
• Versement d’une indemnité forfaitaire pour travail dissimulé équivalente à 6 mois de salaire si l’employeur a volontairement dissimulé ces heures supplémentaires

La rupture du contrat de travail

Le non-paiement des heures supplémentaires peut justifier une rupture du contrat de travail aux torts de l’employeur.

Quelles sont les obligations à respecter par l'employeur pour prévenir des litiges ? 

Respecter les durées maximales de travail

La réalisation d’heures supplémentaires ne doit pas conduire les salariés à dépasser les durées maximales de travail, soit :

• 10 h par jour

• 48 h par semaine (sauf dans des circonstances exceptionnelles où ce plafond peut être porté à 60h)

• 44 h par semaine en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives

Pour en savoir plus sur vos obligations concernant le temps de travail de vos salariés, consultez notre article dédié. 

Les mentions obligatoires à indiquer sur le bulletin de paie

Sur le bulletin de paie, l'employeur est obligé d'indiquer séparément les heures supplémentaires effectuées par rapport aux heures de travail prévues dans le contrat du salarié. 

Cela signifie que les heures effectuées au-delà du temps de travail habituel doivent être clairement identifiables. Ainsi, le salarié peut facilement identifier combien d'heures supplémentaires il a effectué et combien il a été payé pour celles-ci.

💡Bon à savoir : Pour éviter tout contentieux prud’homal portant sur un rappel d’heures supplémentaires, il est conseillé aux employeurs :

• D’avoir une communication claire sur la politique des heures supplémentaires auprès des salariés
• De mettre en place des procédures de suivi, de décompte et de gestion des heures supplémentaires efficaces

👉 Pour éviter des demandes de rappel de salaire au titre d’heures supplémentaires, il est essentiel de veiller à ce que vos salariés respectent leurs horaires de travail. En cas d’incertitude, il est recommandé de faire appel à un avocat en droit social.