Externalisation de la fonction RH : en quoi consiste-t-elle et quels sont ses avantages ?

Selon une enquête récente menée par Pixid et Act-On-group, 4 entreprises européennes sur 10 souhaiteraient sous-traiter leurs activités RH. Une tendance en progression constante ces dernières années.

En quoi consiste l’externalisation de la fonction RH ? Quels en sont les avantages ? Voici ce qu’il faut savoir sur l’externalisation de tout ou partie de ses Ressources Humaines.

Externaliser sa fonction RH, qu'est-ce que cela signifie exactement ?

Le recrutement, la rémunération et sa mise en œuvre pratique (fiches de salaire, négociation salariales…), la formation, la gestion des carrières, les démarches liées aux départs en retraite ou aux arrêts maladie, la qualité de vie au travail, mais aussi la gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences, ou encore la mise en place de nouvelles façons de travailler (comme le télétravail par exemple)... Les missions de la Direction des Ressources Humaines, pour les entreprises de taille suffisamment importante pour en avoir une, ou de la personne en charge des RH, pour les TPE/PME, sont (très) larges et de plus en plus stratégiques.

Le service ressources humaines doit aujourd’hui être un véritable business partner de la direction. Une nécessité accentuée par le contexte actuel de tension forte sur le marché du travail : la question du recrutement et de la fidélisation des salariés est devenue primordiale.

Dans ce contexte, il peut être intéressant d’externaliser ses ressources humaines, c’est-à-dire de confier tout ou partie des tâches RH à des prestataires externes.

Quels sont les différents types d'externalisation RH ?

L’externalisation de la fonction RH d’une entreprise peut prendre plusieurs formes. Elles sont plus ou moins souples, plus ou moins onéreuses en fonction de l’engagement demandé au prestataire externe.

Le consulting et le management de transition

Le recours à un consultant intervient pour répondre à un besoin ponctuel. Par exemple, pour déployer un SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines), pour recruter des profils spécifiques ou en tension, pour structurer un service RH dans le cadre d’un développement rapide de l’entreprise, pour former le personnel de l’entreprise à de nouvelles approches/techniques des métiers des ressources humaines. Ou encore, et cela peut aussi arriver malheureusement, gérer une situation de crise associée à un plan de licenciement.

Dans ces différents cas, il est peut également être judicieux de recourir à un manager de transition. Habitué à gérer des situations de transformations parfois complexes dans un temps donné, ce décideur expérimenté sera en capacité d’établir et piloter un plan d’action stratégique et de gérer une période de changement.

La gestion RH en temps partagé

Dans le cadre de la gestion RH en temps partagé, il s’agit de faire appel à un prestataire, sur le moyen ou long terme et sur un temps donné et régulier, de quelques heures par semaine ou par mois selon les besoins.

Cet expert RH peut ainsi vous accompagner dans votre gestion courante de vos ressources humaines, sans avoir besoin de recourir à un salarié à temps plein. Mais aussi sur des problématiques très spécifiques et pour lesquelles vous n’avez pas les compétences en interne : rédaction d’un DUERP, mise en place d’avantages sociaux, recherches de subventions, etc…

L'infogérance

Cette externalisation RH concerne principalement les tâches sociales du service des ressources humaines : établissement des feuilles de paie, déclarations sociales... Dans le cadre de l’infogérance, le prestataire met à disposition les outils informatiques et s’assure de leur mise à jour au fil de l’évolution des réglementations ou des conventions collectives. En revanche, les tâches sont réalisées en interne par les collaborateurs.

La sous-traitance

Ce mode d’externalisation de la fonction RH est comparable au fonctionnement de la sous-traitance dans les autres services de l’entreprise. Il s’agit de sous-traiter une ou plusieurs missions du service RH à une entreprise prestataire, par exemple l’externalisation de la gestion de la paie. Un contrat de sous-traitance est signé, avec un prix et une durée de contrat.

Quelles missions RH peut-on confier à un prestataire externe et pourquoi ?

Toutes les missions RH peuvent être externalisées mais il est préférable de commencer par les missions non stratégiques de l’entreprise, en particulier les plus chronophages et à faible valeur ajoutée.

La gestion de la paie en est un parfait exemple. Entre la saisie des informations individuelles, le calcul des rémunérations variables, le contrôle et la conformité, l’édition puis l’envoi aux salariés, le stockage des bulletins de salaires, la gestion de la paie est particulièrement lourde pour les équipes internes. Tout en générant, au bout du compte, très peu de valeur ajoutée. Résultat : c’est une des missions RH les plus externalisées par les entreprises.

Autre mission facilement externalisable : le recrutement. Au moins dans ses premières étapes, c’est-à-dire la rédaction des offres d’emplois, l’identification et la sélection des profils ainsi que l’organisation des entretiens.

La formation est également souvent confiée à un prestataire externe à l’entreprise. Citons par ailleurs l’exploitation complète ou partielle d’un logiciel de gestion des ressources humaines (SIRH). Des missions plus stratégiques peuvent également être externalisées, en bordant bien les contrats.

Enfin, des projets spécifiques et ponctuels peuvent nécessiter une intervention extérieure d’un expert du sujet : plan de licenciement, plan de communication, travail sur la mobilité douce, GPEC…

Quels sont les avantages de l'externalisation?

L’externalisation de la fonction RH présente plusieurs avantages.

Recentrer les équipes sur des missions à plus forte valeur ajoutée

L’externalisation RH permet d’alléger la charge de travail des équipes internes. Ce temps « économisé » en missions chronophages et peu « rentables », doit leur permettre de se recentrer sur des missions plus intéressantes pour elles d’une part, et à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.

La réduction des coûts 

L’externalisation de la fonction RH permet souvent à l’entreprise de réaliser des économies. Le prestataire dispose, en effet, de solutions techniques automatisées lui permettant une meilleure productivité.

La réduction du nombre d'erreurs 

Dans les TPE/PME et ETI, difficile, voire impossible, d’avoir un expert sur chaque sujet RH. Et pourtant, dans les Ressources Humaines, les aspects réglementaires sont extrêmement prégnants.  Les risques d’erreurs, ou en tout cas, de non mise à jour des dispositifs internes, sont réels. En les déléguant à un prestataire spécialisé sur les questions de droit social, ces risques sont largement réduits.

Des compétences pointues

Le recours ponctuel à un consultant, sur un sujet précis, permet d’accéder à des compétences dont il serait difficile pour une entreprise de disposer en permanence en interne.

Flexibilité et souplesse de fonctionnement

Enfin, l’externalisation RH permet aux entreprises de ne pas alourdir leurs charges fixes, tout en conservant des capacités d’augmentation de moyens lorsque c’est nécessaire.

Comment bien choisir son prestataire ? 

Comme pour le choix de tout prestataire, il est important de comparer les offres : les prix certes mais pas seulement. En effet, les RH représentent un domaine sensible, mieux vaut donc s’assurer que le prestataire ou le consultant est solide. Quelle est leur méthodologie, les technologies utilisées, les outils mis à disposition, leurs références, la sécurité et confidentialité des données qui leur sont transmises…

Attention également au backsourcing, c’est-à-dire à la possibilité de faire marche arrière et de récupérer l’intégralité de ses données.