Facturation électronique : comment réaliser une analyse d'impact en 3 étapes ?

Le 1er septembre 2026, la facturation électronique deviendra la norme en France, marquant la fin de l'ère de la facture papier et des simples PDF. Cette transformation majeure impose la transmission des données de facturation B2B dans un format structuré, directement aux plateformes agréées et à l'administration fiscale, redéfinissant ainsi les pratiques de facturation des entreprises françaises.

Si cette réforme peut sembler contraignante, elle représente surtout une opportunité d’optimiser et d’automatiser le traitement des factures, de disposer d’une meilleure qualité des données et de réduire les coûts cachés (stockage, administration, comptabilisation…). Pour tirer pleinement parti de cette transformation, il est important de l’anticiper dès maintenant. 

L’analyse d’impact est l’étape clé pour aborder la réforme de la facturation électronique en toute sérénité et bénéficier de tous ses avantages. Dans cet article, nos consultants en finance et en transformation numérique vous guident pas à pas pour comprendre les enjeux de cette réforme et réussir votre mise en conformité.

Qu'est-ce qu'une analyse d'impact dans le cadre de la réforme de la facturation électronique ?

L’analyse d’impact consiste à réaliser une étude des données de votre entreprise, de vos systèmes d’information et de vos processus fonctionnels afin d’identifier les conséquences pratiques de la réforme de la facturation électronique.

C’est une étape clé que nous recommandons pour plusieurs raisons :

• Anticiper les changements : elle prépare votre entreprise et vos collaborateurs aux changements structurels à venir ;

• Optimiser vos processus : c’est aussi et surtout une opportunité de repenser et d’optimiser tout ou partie de vos processus opérationnels et fonctionnels ;

• Faire les bons choix technologiques : elle permet d’identifier les acteurs impliqués dans le processus de facturation et de choisir la solution adaptée aux besoins de votre entreprise (Plateforme de Dématérialisation Partenaire – PDP - seule ou solution plus complexe couvrant tout le traitement des factures achats / ventes) ;

• Faciliter le déploiement de la solution choisie : elle assure aussi un déploiement de la solution PDP plus fluide et un meilleur respect des délais. 

En bref, l’analyse d’impact est un levier indispensable pour tirer profit de la réforme de la facturation électronique et optimiser l’efficacité de votre organisation.

Comment réaliser une analyse d'impact pour anticiper la réforme ?

L’analyse d’impact repose sur trois étapes clés. Elle commence par un état des lieux de vos flux, données et cas d’usage existants. Puis, une analyse de votre organisation : vos processus, vos outils et votre fonctionnement opérationnel et fonctionnel. Enfin, sur la base de ce diagnostic, il s’agit de faire évoluer votre organisation et ses systèmes pour les adapter efficacement aux nouvelles exigences de la réforme de la facturation électronique. 

1. Cartographier vos flux, données et cas d'usage

Dans le cadre de la réforme, la Direction générale des Finances publiques (DGFiP) a listé un ensemble de données que toutes les entreprises devront être en mesure de transmettre. Pour vous donner un ordre de grandeur, les dernières spécifications disponibles recensent plus de 160 données et 220 règles associées ! Parmi ces données,  certaines sont à transmettre obligatoirement à l’administration, tandis que d’autres ne sont applicables qu’à des cas particuliers. 

👉 Par exemple, pour que vos factures ne soient pas rejetées par le système, vous devez obligatoirement transmettre : 

• Votre numéro SIREN / SIRET : pour permettre l’interopérabilité, c’est-à-dire la communication, des PDP via l’annuaire du PPF (Portail Public de Facturation)
• Votre numéro d’identification à la TVA
• Les adresses postales de vos fournisseurs et clients
• Etc.

Un audit approfondi de vos données disponibles est donc indispensable pour garantir leur conformité et éviter les rejets de factures. Etablir une cartographie des données et des flux de transactions de votre entreprise permet de :

• Identifier les données manquantes ou de mauvaise qualité ;
• Déterminer les outils maîtres de la gestion de données ;
• Recenser les cas d’usage applicables à votre activité, pour qu’ils puissent être pris en compte par la PDP choisie.

💡 Bon à savoir : Un cas d’usage est une situation spécifique qui nécessite un traitement particulier de la facture, qu’il soit opérationnel, fonctionnel ou comptable. Chaque cas d'usage implique des données spécifiques à inclure dans la facture électronique. A ce jour, la DGFiP a recensé 36 cas d'usage. Votre entreprise a des spécificités et peut donc avoir des cas d'usage supplémentaires. Voici quelques exemples de cas d’usage pouvant concerner votre activité : 

• Facture avec acompte : comment l'acompte est-il mentionné et déduit ?

• Une facture à payer à un tiers : votre entreprise pratique-t-elle l’affacturage ou la centralisation de trésorerie ?

• Facturation à un tiers différent de l’acheteur : votre entreprise loue des véhicules pour ses collaborateurs auprès d’une société de leasing, mais adresse la facturation à la maison mère qui centralise et règle les factures ?

Ces exemples démontrent qu’être capable d’identifier précisément vos besoins est indispensable pour choisir la solution PDP adaptée à votre entreprise. 

2. Analyser vos processus, vos outils et votre fonctionnement

Afin de faciliter votre passage à la facture électronique, il est nécessaire d’établir un diagnostic détaillé de vos pratiques en matière de facturation. Cette évaluation permet d’identifier les écarts entre vos processus existants et les exigences de la réforme. 

On pourrait croire que cette transformation est un sujet purement comptable et IT, mais cette idée reçue est fausse. Une analyse d’impact révèle rapidement que tous les services de l’entreprise sont concernés. 

👉 Par exemple, vos équipes commerciales et achats ont aussi un rôle à jour dans la mise en place de la facturation électronique. En contact direct avec vos clients et prestataires, elles doivent veiller à la fiabilité et à la mise à jour des données. Une donnée essentielle est le SIREN / SIRET (élément commun de connexion entre les différentes PDP). Si cette information est incorrecte, vos factures ne pourront pas être transmises à vos clients. 

Concrètement, les questions à vous poser pour assurer l’exactitude des données à transmettre à l’administration et identifier les impacts sur votre organisation sont nombreuses.

Les bonnes questions à se poser : 

• Concernant les données :
  • Quels sont vos collaborateurs qui ont les droits nécessaires pour créer un client ou ajouter un nouvel article ?
  • Qui émet les factures ?
  • Le numéro SIREN / SIRET est-il bien toujours demandé, enregistré et vérifié dans vos référentiels clients et fournisseurs ?
  • Avez-vous confiance dans la qualité de ces données ?
  • Le système qui génère vos factures clients a-t-il les informations nécessaires ? (SIRET / SIREN, adresses postales…)
  • Etc.
• Concernant les statuts (certains statuts seront simples et gérés par votre PDP, mais d’autres dépendront d’une action spécifique dans vos systèmes ou d’une action opérationnelle) :
  • A quelle fréquence effectuez-vous vos réconciliations bancaires pour les paiements clients ?
  • Disposez-vous d’un outil pour cette tâche ?
  • Dans les autres cas, quelle action déclenche le statut « encaissé », la réconciliation ou le lettrage ?
  • Etc. 

Ces exemples soulignent l’importance d’adapter vos pratiques pour alléger la charge administrative de vos équipes, tout en garantissant la conformité de vos factures aux exigences de la réforme de la facturation électronique. 

3. Faire évoluer votre organisation et vos systèmes 

Cette troisième et dernière étape consiste à traduire vos constats en un plan d’actions concret. Afin de respecter les délais imposés par la réforme, chaque changement doit être priorisé selon :

• Son impact sur votre organisation
• Ses conséquences sur votre conformité.

Certains ajustements seront rapides à mettre en place, tandis que d’autres nécessiteront une préparation plus approfondie. Pour faciliter leur mise en œuvre, nous vous recommandons de suivre ces 3 étapes : 

Adapter vos outils et systèmes 

Assurez-vous que votre infrastructure IT est prête à intégrer la facturation électronique :

• Mettez à jour votre ERP et / ou vos logiciels de facturation pour garantir leur compatibilité avec les nouveaux formats de facture ;
• Installez des connecteurs dans vos outils existants pour assurer leur interopérabilité avec la solution PDP choisie ;
• Identifiez les systèmes responsables des données dites « maîtres » afin d’éviter les incohérences.

💡 Bon à savoir : Prendre ces décisions avec une vision globale de vos flux de facturation est crucial pour simplifier votre transition et éviter des ajustements coûteux et complexes.

Revoir vos procédures

Vos workflows doivent évoluer pour intégrer les nouvelles obligations. Il est essentiel de redéfinir qui fait quoi, à quel moment et avec quels outils. Assurez-vous que chacun de vos collaborateurs comprenne son rôle dans le processus de facturation dématérialisée et que les nouvelles règles soient bien intégrées dans vos procédures internes.

Former vos équipes

Impliquer et sensibiliser vos collaborateurs, qui sont au cœur de la transformation de votre processus de facturation, dès le lancement du projet est un facteur clé de réussite. Pour qu’ils puissent s’approprier ces nouvelles pratiques, il est indispensable de :

• Les former et les sensibiliser aux nouvelles obligations et aux risques en cas de non-conformité ;

• Leur fournir une méthodologie claire pour adapter leur quotidien ;

• Leur apprendre, le cas échéant, à utiliser les nouveaux outils mis en place.

👉 L’analyse d’impact est une étape incontournable pour réussir votre mise en conformité et choisir la solution PDP la plus adaptée à votre organisation. Mais au-delà de l’aspect réglementaire, elle constitue une véritable opportunité stratégique pour votre entreprise. En anticipant les changements nécessaires dès aujourd’hui, vous faciliterez votre transition vers la facturation électronique et maximiserez les bénéfices pour votre entreprise : optimisation de vos processus, amélioration de la qualité et de la fiabilité de vos données, gain de temps pour vos équipes… 

Marie-Laure Rosier, Manager Conseil Finance chez implid

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