03.07.24
(mis à jour le 10.07.24)
Le marché de la dématérialisation est un marché en constante évolution et en forte expansion au regard de l’apport des nouvelles technologies numériques et de l’IA. Mais aussi du fait des réglementations qui s’imposent à la plupart des pays, telles que la réforme de la facturation électronique, avec des champs d’applications de plus en plus larges. En France, ce marché est estimé à plus de 9,5 milliards d’euros sur 2024 (selon l’institut d’études Xerfi).
La dématérialisation touche toutes les fonctions de l’entreprise (RH, finance, ventes, achats, approvisionnements, production, etc.). Elle présente plusieurs enjeux importants allant de la conformité réglementaire en passant par des enjeux de simplification, de performance, de durabilité, ainsi que d’innovation et de transformation digitale.
En quoi consiste la dématérialisation pour les entreprises ? Quels sont ses avantages ? Quel est le cadre réglementaire en vigueur ? Nos experts en performance numérique vous répondent.
En quoi consiste la dématérialisation pour les entreprises ?
La dématérialisation (à ne pas confondre avec la digitalisation) consiste à remplacer les supports d’informations physiques, généralement le papier, par un format numérique. Elle couvre donc des documents de tout type (contrats, devis, commandes, factures clients ou fournisseurs, bulletins de paie, etc.).
Pour en savoir plus sur la dématérialisation des factures, consultez notre article dédié.
La dématérialisation répond à des enjeux d’optimisation et de fiabilisation de la chaîne de valeur de l’entreprise et à des besoins de transmission électronique de données ou de documents entre partenaires commerciaux ou avec les autorités et administrations.
💡 Bon à savoir : La dématérialisation s’associe souvent à la digitalisation des processus métiers. Mais concrètement, quelle est la différence entre dématérialisation et digitalisation ?
- La dématérialisation est le processus de conversion d'un support physique, tel qu'un document papier, en un format numérique. Elle consiste à automatiser et à gérer de manière entièrement numérique les documents de l’entreprise.
- La digitalisation consiste à numériser et à automatiser une partie des tâches (manuelles, chronophages, à faible valeur ajoutée, etc.) d’un processus à travers la mise en place d’une solution numérique dédiée.
Quels sont les avantages de la dématérialisation ?
Qualité et exploitation de la donnée
La dématérialisation d’un périmètre donné nécessite en amont de reconsidérer les gestes métiers (qui évolueront au sein du processus) et de qualifier la donnée qui sera exploitée de bout en bout du processus (en amont et en aval du périmètre considéré).
La dématérialisation apporte ainsi une numérisation de la donnée et une automatisation de certaines tâches, ce qui permet de faciliter le traitement et l’exploitation de ces données (souvent à travers des tableaux de bords fournis par les solutions du marché).
Contrôle de la donnée
Les solutions de dématérialisation, utilisées dans le cadre de la digitalisation d’un processus, proposent un ensemble de fonctionnalités permettant de faciliter le contrôle des données, leur conformité aux règles internes de l’entreprise, ainsi que leur traçabilité sous un format audit trail.
💡 Bon à savoir : l’audit trail correspond à l’enregistrement détaillé de toutes les modifications apportées à des données au sein d’une entreprise (quelle donnée ? par qui ? à quelle date ?).
Gain d'espace et réduction des coûts
Les gains d'espace de stockage et de réduction des coûts d’impression contribuent aux enjeux de durabilité. Ainsi, la dématérialisation aide à réduire l’empreinte carbone liée aux processus métiers et aux échanges avec les tiers de l’entreprise.
Facilité d'accès à l'information
La dématérialisation impose l’intégration entre différents systèmes et plateformes numériques. La circulation et la fluidité des informations s’en trouve mécaniquement améliorées, au bénéfice des utilisateurs en termes d’efficacité opérationnelle et de productivité de la chaîne de traitement.
Quels sont les nouveaux cadres réglementaires à intégrer autour de la dématérialisation ?
La facturation électronique
Parmi les différentes évolutions des cadres règlementaires, la principale concerne la réforme de la facturation électronique qui prendra effet aux dates suivantes :
- Obligation d’émettre des factures électroniques :
- A partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI
- A partir du 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises
- Obligation de recevoir des factures électroniques : dès le 1er septembre 2026 pour l’ensemble des entreprises
Pour se mettre en conformité avec la facturation électronique, les entreprises vont devoir répondre aux obligations de transmission et de collecte des données de e-invoicing et de e-reporting avec l’administration fiscale.
Pour cela, elles devront faire le choix de passer soit par un partenaire (Plateforme de Dématérialisation Partenaire – PDP ou Opérateur de Dématérialisation - OD), ou encore de communiquer directement via le Portail Public de Facturation (PPF).
En fonction de leur business model et des différents cas d’usages qui leur sont applicables, les entreprises devront identifier, mesurer les impacts et mettre en œuvre les évolutions nécessaires sur :
- L’organisation en termes de rôles et responsabilités
- Les processus afin d’adapter les activités et tâches à réaliser
- Les données et les systèmes d’information pour transmettre et recevoir les données obligatoires ou facultatives
- Les compétences des équipes pour adopter les bons gestes métiers
Les règles d'archivage
L’archivage électronique des documents légaux requiert un traitement spécifique. Ces documents doivent être scellés et horodatés pour qu’ils soient inaltérables pendant la durée légale d’archivage.
Chaque entreprise doit traiter l’enjeu d’archivage afin de répondre aux objectifs suivants :
- Respecter les obligations légales en termes de durée d’archivage
- Se conformer au régime légal de la preuve
- Faciliter la traçabilité et les recherches
- Limiter les coûts de stockage post-délai de conservation
Ces objectifs nécessitent de mettre en place un processus complet et spécifique à travers :
- Un mapping et un classement des documents par typologie avec :
- La durée de conservation applicable
- Le support de conservation (papier / électronique)
- Les métadonnées utilisées pour leur indexation
- Les règles de gestion du cycle de vie (consultation, destruction, etc.)
- La mise en place de procédures d’archivage
Les contraintes d'accès à l'information
L’archivage électronique et la mise à disposition de documents numériques nécessitent une approche réfléchie, des normes strictes et une vigilance constante pour garantir l’intégrité et l’accessibilité des informations conservées.
Cette accessibilité doit s’analyser auprès de chaque population concernée pour ne pas développer de fracture numérique. Par exemple, l’ensemble des collaborateurs doit avoir accès au coffre-fort numérique utilisé pour la transmission des bulletins de paie.
La cybersécurité et la protection des données
La dématérialisation pose la question de la bonne prise en compte des contraintes de cybersécurité et de dépendance aux plateformes techniques utilisées. Cette dépendance peut engendrer des risques liés aux pannes éventuelles de l’outil, aux changements des conditions d’utilisation, à la maîtrise des conditions tarifaires, voire à la pérennité du prestataire.
L’un des enjeux de la dématérialisation consiste donc à gérer prudemment, en conscience et stratégiquement les technologies choisies, au risque de mettre en danger la pérennité de vos processus métiers.
L’entreprise doit également être vigilante concernant les traitements associés aux données collectées et traitées pour se conformer au Règlement Général sur la Protection Des Données (RGPD).
Nos consultants en performance numérique et financière vous accompagnent dans la mise en œuvre de vos projets de dématérialisation.
