Tout savoir sur le règlement intérieur de l'entreprise

Le règlement intérieur est un document écrit en français et établi de manière unilatérale par l’employeur. Son rôle consiste à fixer les droits et les obligations des salariés en matière de santé, de sécurité et de discipline. Il agit ainsi comme la « loi interne » de l’entreprise et s’applique à l’ensemble des collaborateurs, qu’ils soient en CDI, en CDD, intérimaires ou encore stagiaires. 

L’employeur a donc tout intérêt à déterminer soigneusement le contenu du règlement intérieur de son entreprise pour assurer la bonne gestion de son personnel.

Le règlement intérieur est-il obligatoire pour toutes les entreprises ? Sur quels domaines doit-il porter ? Quelle est la procédure à suivre pour l’élaborer et le modifier ? Nos avocats en droit social font le point dans cet article.

Quelles entreprises sont concernées par l'obligation d'établir un règlement intérieur ?

Depuis le 1er janvier 2020, la mise en place d’un règlement intérieur est obligatoire pour les établissements de droit privé et les établissements publics à caractère industriel et commercial qui emploient au moins 50 salariés.

Lorsqu’une entreprise a atteint le seuil de 50 salariés pendant 12 mois consécutifs, l’obligation de disposer d’un règlement intérieur s’applique à l’expiration d’un délai de 12 mois.

Les entreprises qui ne sont pas légalement tenues de mettre en place un règlement intérieur peuvent cependant en établir un de manière volontaire. Elles peuvent aussi être amenées à établir des documents portant sur des sujets relevant du règlement intérieur (par exemple, un document prescrivant des règles précises concernant la tenue vestimentaire des salariés, le port des bijoux, l'hygiène et la propreté). Dans cette hypothèse, il est également nécessaire de respecter toutes les prescriptions légales applicables au règlement intérieur, tant concernant le contenu du document que ses modalités d’élaboration.

Quel est le contenu de règlement intérieur ? 

Les domaines exclusifs

Le contenu du règlement intérieur est réservé, de manière exclusive, à certains domaines :

• Les mesures d'application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l'entreprise ou l'établissement
• Le rappel des conditions de travail protectrices pour la santé et la sécurité des salariés (par exemple : rappel du port des équipements de protection individuelle, des consignes de sécurité, de l’obligation de se présenter aux visites médicales, etc.)
• Les règles générales et permanentes relatives à la discipline (par exemple : le respect des horaires de travail, les obligations en matière d’information et de justification des absences, etc.)
• La nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l’employeur

💡 Bon à savoir : Une sanction non-prévue par le règlement intérieur ne peut pas être valablement prononcée à l’égard d’un salarié. Par ailleurs, si le règlement intérieur prévoit comme sanction possible la mise à pied disciplinaire, il doit être précisé clairement la durée maximale de celle-ci. A défaut, aucune mise à pied disciplinaire ne peut être prononcée par l’employeur.

• Les dispositions légales et / ou conventionnelles relatives aux droits de la défense des salariés (par exemple : la possibilité de se faire assister lors d’un entretien préalable à sanction)
• Les dispositions relatives aux harcèlements moral et sexuel et aux agissements sexistes prévues par le code du travail
• L'existence du dispositif de protection des lanceurs d'alerte.

Les clauses interdites

Le règlement intérieur ne peut contenir :

• Des dispositions contraires aux lois et règlements ainsi qu'aux stipulations des conventions et accords collectifs de travail applicables dans l'entreprise ou l'établissement
• Des dispositions restreignant les droits des personnes et les libertés individuelles et collectives qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché
• Des dispositions discriminatoires.

Les clauses spécifiques

Pour respecter les principes des clauses interdites, l’employeur doit prendre des précautions particulières concernant l’intégration et / ou la rédaction de certaines clauses spécifiques. C’est notamment le cas pour les clauses :

• De neutralité restreignant la manifestation des convictions religieuses, politiques et/ou philosophiques des salariés 
• Relatives aux dépistages de stupéfiants et / ou aux tests d’alcoolémie
• Relatives aux fouilles.

Si ces clauses spécifiques ne sont pas prévues dans le règlement intérieur, elles ne sont pas opposables aux salariés. Cela signifie que l’employeur ne peut pas avoir recours à ces clauses de manière légitime et licite.

💡 Bon à savoir : Si des clauses spécifiques sont intégrées dans le règlement intérieur, elles doivent respecter certaines conditions de forme et de fond spécifiques pour être opposables aux salariés.

Quelles sont les personnes soumises au règlement intérieur d'une entreprise ?

Les salariés titulaires d'un contrat de travail

Le règlement intérieur s’applique en intégralité à tous les salariés qui sont liés à l’entreprise par un contrat de travail.

Les salariés ne disposant pas de contrat de travail

Toutes les personnes travaillant dans l’entreprise sans y être liées par un contrat de travail (par exemple : intérimaires, salariés d’entreprises extérieures, etc.) ne sont pas soumises à l’ensemble des dispositions du règlement intérieur.

Elles ne sont concernées que par les dispositions relatives :

• Aux règles d’hygiène et sécurité
• Aux règles générales et permanentes relatives à la discipline.

Les salariés ne disposant pas de contrat de travail ne sont donc pas concernées par les dispositions relatives à la procédure disciplinaire et aux sanctions. Sur ces points, les règles applicables sont celles en vigueur au sein de leur entreprise d’origine (leur employeur), seule habilitée à exercer à leur encontre le pouvoir disciplinaire.

Elaboration et modification du règlement intérieur : quelle est la procédure ?

L’élaboration ou la modification du règlement intérieur, ainsi que tout document entrant dans l’un des domaines du règlement intérieur, est soumise à une procédure spécifique qui suppose :

• La consultation du CSE 
• La communication du règlement intérieur à l’inspecteur du travail, accompagné de l’avis du CSE.
  ⚠️ A noter : Pour une question de preuve, nous vous préconisons le recours à l’envoi par lettre recommandée avec accusé de réception.
• Le dépôt du règlement intérieur auprès du greffe du conseil de prud'hommes (là aussi, la lettre recommandée avec accusé de réception est à privilégier)
• D’être porté à la connaissance, par tout moyen, des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche.

Le non-respect des formalités de dépôt et de communication rend inopposable les dispositions du règlement intérieur aux salariés. Le règlement intérieur ne peut entrer en vigueur qu'un mois après que toutes les formalités ont été accomplies.

💡 Bon à savoir : Lorsque l’urgence le justifie, les mesures relatives à la santé et à la sécurité peuvent être d’application immédiate. Dans ce cas, les prescriptions sont immédiatement et simultanément communiquées au secrétaire du CSE et à l’Inspection du travail.

👉 En conclusion, le règlement intérieur ne concerne pas uniquement les entreprises de plus de 50 salariés. Il peut s’avérer utile à tout employeur, notamment pour rappeler aux salariés certaines de leurs obligations.

Mais pour que ce règlement ne devienne pas un piège pour les employeurs et que les clauses prévues puissent être opposables aux salariés, il doit être élaboré et mis en place conformément à la réglementation en vigueur.