Comment réussir la conduite du changement dans votre entreprise ?

« Perpétuelle évolution », telle est la devise du monde de l’entreprise. Les organisations savent que pour rester dans la course, elles doivent adapter leurs méthodes, se remettre en question, se réorganiser. Ce sont ces trois clés qui leur permettent de répondre aux défis de leur marché, de se démarquer les unes des autres, de rester performantes et donc en vie !

C’est pourquoi la conduite du changement est devenue un indispensable pour les entreprises. C’est d’autant plus vrai avec la démocratisation des modes de travail hybrides et l’évolution du rapport au travail. Le monde du travail doit se réinventer régulièrement pour faire face aux impératifs de souveraineté industrielle, aux nouvelles attentes des consommateurs et aux difficultés de recrutement.

Qu'est-ce que la conduite du changement en entreprise ?

La conduite du changement consiste à organiser une démarche pour accompagner les projets de transformation (moyen-long terme) ou même les évolutions (court-moyen terme). Ces projets peuvent concerner l’organisation globale et sa culture, les méthodes de travail, la mise en œuvre de nouveaux outils, des évolutions dans la structure hiérarchique, une opération de fusion-acquisition ou le fait d’internaliser ou d’externaliser des compétences...

La gestion du changement en entreprise est ainsi nécessaire dès lors que l’on modifie les habitudes de travail de tout ou partie de l’organisation. Il s’agit donc d’une sorte de mise en musique du projet où chaque instrument a sa place et joue de concert pour mettre en œuvre le changement.

La conduite du changement doit faire partie de tout projet de transformation. Elle facilite le cadencement et l’accompagnement du projet, tout en embarquant chaque acteur au bon moment afin de fédérer le collectif. L’humain étant l’un des facteurs clé du succès de tout projet, il est primordial de l’inclure à chaque étape du processus.

💡 Bon à savoir : La digitalisation est un levier et un facilitateur de la transformation, mais qui doit rester à sa place ! Dans ce processus complexe du changement, l’Humain est la véritable cible qui doit faire l’objet de toutes les attentions. Il est la clé de voute de la réussite du projet.

Quelles sont les étapes à suivre pour bien conduire le changement ?

Préparer le projet de changement

Afin de préparer au mieux le projet de changement, il est nécessaire de bien comprendre le contexte de départ pour pouvoir analyser les disparités avec la cible à atteindre. Dans cette optique, un diagnostic du projet de changement et de sa situation est essentiel pour mettre en lumière la vision du projet par une analyse de l’environnement. Ce diagnostic permet d’initier la conception des stratégies de mise en œuvre.

Le positionnement des acteurs impactés par le changement pourra être déterminé à travers une cartographie des partenaires dans le but d’identifier ceux qui seront les éventuels ambassadeurs, alliés ou détracteurs en fonction de leur niveau de synergie et d’antagonisme. Placer l’humain au centre de la démarche est un gage de réussite, de telle sorte que les acteurs les plus réticents aux changements puissent être ralliés dans la mesure du possible, et que ceux qui pourraient être des relais du changement soient mis à contribution en devenant les promoteurs du projet.

La réalisation d’une étude d’impact est indispensable pour décrire de manière objective sur le terrain un existant (usages, processus, outils, métiers, compétences, interfaces, relations de pouvoir, culture…) et faire un premier exercice d’évaluation de la profondeur et de l’ampleur du changement sur les différentes composantes de l’organisation. La démarche d’étude d’impact constitue déjà en soi un « premier acte de conduite du changement ». A travers des entretiens individuels, des ateliers de groupe ou des enquêtes, elle permet de projeter les acteurs dans un processus de diagnostic et de prise de conscience du changement.

Définir la stratégie, la décliner et piloter sa réalisation

Une fois le projet de changement élaboré, l’étape suivante consiste à formaliser la stratégie d’accompagnement en agissant sur différents leviers : la formation, la communication et la mobilisation.

• Communiquer pour informer, rappeler le sens de la transformation, rythmer, donner envie, embarquer. Les technologies actuelles rendent la communication plus facile et abordable, mais paradoxalement, il n’a jamais été aussi complexe de faire passer un message.  C’est pourquoi il est essentiel de prendre le temps de définir une stratégie de communication, afin d’identifier les cibles, les objectifs, les canaux et les éléments de langage à déployer à travers différents moyens.
  
  Le choix des outils de communication est aussi un exercice délicat. La tentation est forte d’en abuser ! L’adéquation des outils aux cibles et aux objectifs poursuivis est donc à garder en tête pour éviter de tomber dans le piège d’une communication paillette et surabondante qui pourrait desservir les intérêts du projet.
• Former les collaborateurs est sans doute le cœur du réacteur de la transformation. La mise à disposition de documentation, l’assistance apportée aux utilisateurs et l’animation de formations sont autant d’outils à prévoir dans le cadre d’un plan de formation qui sera revu à chaque évolution majeure du projet.
  
  Une bonne stratégie de formation repose sur des objectifs pédagogiques clairs et des parcours cohérents pour accompagner les utilisateurs dans leur montée en compétences et leur permettre de surmonter le changement.
• Mobiliser aux passages des jalons clés du projet de transformation est un levier important pour maintenir une bonne dynamique de changement dans la durée, selon les populations impliquées (management, équipe projet, métiers, services, partenaires, clients…).
  
  Il peut s’agir de grands évènements mais aussi de rituels plus ciblés mixant différents modes d’échanges (communication ascendante/descendante, co-construction, team building…).

L’ensemble de ces composantes de la stratégie pourra être consolidée dans une feuille de route plus globale, aussi appelé plan d’accompagnement, qui pourra être articulée avec les autres chantiers techniques du projet. La feuille de route permet à l’équipe en charge de conduire le changement de piloter et suivre l’avancement des actions. A cette occasion, des indicateurs pourront être définis pour objectiver à la fois l’exécution du plan mais aussi l’atteinte des objectifs de la conduite du changement(exemple : baromètre ICAP – Information, Compréhension, Adhésion et Participation).

Quels sont les facteurs clés de la conduite du changement ?

L’appropriation par les individus d’un projet de transformation ou d’un changement est dépendante de quatre composantes : le sens, l’intérêt, le savoir et la preuve. Il faut réussir à les concilier pour s’assurer de l’adhésion des collaborateurs et de leur intégration des changements.

Pourquoi accompagner le changement ?

Un processus de changement peut être perçu comme indispensable et attendu ou comme pesant et superflu. Le fait de propulser l’humain comme un acteur au cœur de la transformation est l’atout ultime qui limitera les craintes et les résistances au changement. La conduite du changement est un ensemble de moyens, de méthodes et d’outils apportés pour garantir la motivation et l’engagement de l’ensemble des acteurs sur le long terme, limiter les risques psychosociaux et redonner du sens.

Partager un dessein commun est la première brique à travailler pour que le corps social prenne une part active dans la transformation, en s’appropriant tout d’abord la vision et l’ambition du projet. Ce dessein permet ensuite de mettre l’organisation et ses collaborateurs en mouvement, pour que chacun puisse jouer sa partition au sein du grand orchestre qu’est la conduite du changement.

Et le recours à un prestataire de services spécialisé alors ?

Faire appel à un cabinet spécialisé dans la conduite du changement présente un avantage de taille : pouvoir bénéficier des compétences d’experts de la conduite du changement, aguerris à tous types de résistances au changement. En outre, recourir à des équipes spécialisées permet de décharger les opérationnels métiers du poids de la mise en place de la conduite du changement. Ces derniers ont déjà la charge de leurs missions quotidiennes et n’ont pas les compétences et les outils pour mener à bien le projet.