Comment réussir l'onboarding de vos collaborateurs ?

Dans un marché du travail toujours plus compétitif, attirer les meilleurs talents est un défi majeur pour les entreprises. Mais une fois ces talents recrutés, comment les retenir ? L’onboarding, ou le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs, est un levier stratégique, non seulement pour fidéliser vos talents, mais également pour booster la performance globale de votre entreprise. Cette démarche, loin d’être une simple formalité, représente un investissement déterminant pour votre capital humain et votre culture d'entreprise.

Nos consultants en Capital Humain vous présentent les bonnes pratiques à mettre en place pour réussir l’onboarding de vos collaborateurs.

Pourquoi l'onboarding est un processus essentiel pour intégrer un collaborateur ?

L’onboarding ne se limite pas à la simple intégration administrative : c’est une étape clé qui conditionne l'engagement de vos nouveaux collaborateurs, leur motivation et leur performance. Un processus d'intégration bien conçu permet de créer un environnement de travail favorable, de renforcer le sentiment d'appartenance et d'accélérer la montée en compétences des nouveaux arrivants. 

Une intégration facilitée pour accélérer la prise de poste

Un onboarding réussi permet à vos nouveaux talents de s’approprier rapidement leur environnement de travail, réduisant ainsi leur temps d’adaptation et accélérant leur montée en compétences. Ils comprennent plus facilement les enjeux, les processus et les outils utilisés au sein de l'entreprise. Résultat : une productivité optimisée, aussi bien pour le collaborateur que pour l’ensemble de l’équipe.

C’est aussi une opportunité précieuse pour transmettre la culture et les valeurs de votre entreprise, renforçant ainsi le sentiment d’appartenance et l’alignement avec votre vision.

Un levier d'engagement et de fidélisation pour créer un lien durable

L'engagement des nouveaux collaborateurs est directement influencé par la qualité de leur onboarding. Un processus d'intégration soigneusement planifié contribue à une meilleure fidélisation de vos talents. En effet, un salarié qui se sent accueilli et valorisé dès les premiers jours est plus susceptible de développer un sentiment d’appartenance à votre entreprise. Il se sentira plus à l'aise pour poser des questions, exprimer ses idées et s'investir pleinement dans son travail. 

À l’inverse, un processus d’intégration négligé peut générer du désengagement et un sentiment d'isolement. Cela augmente considérablement le risque de départ prématuré qui engendrera des coûts importants en termes de recrutement, de formation et de perte de productivité. 

Un atout pour votre marque employeur et un levier d'attraction des meilleurs talents

Par ailleurs, soigner l’expérience des nouveaux arrivants contribue à améliorer l’image de votre marque employeur, un atout essentiel pour attirer de futurs talents.  Les collaborateurs satisfaits de leur onboarding sont plus susceptibles de partager une image positive de votre entreprise, tant en interne qu'à l'externe.

L’onboarding ne se limite donc pas à fidéliser vos collaborateurs : c’est aussi un levier pour optimiser l’attractivité de votre entreprise.

Quelles sont les étapes à suivre pour un onboarding réussi ?

Une intégration efficace ne se limite pas au premier jour de travail : il s’agit d’un processus qui débute avant l’arrivée du collaborateur et se prolonge au-delà des premières semaines. Voici les étapes clés pour garantir un onboarding réussi :

Avant l'arrivée du collaborateur : préparer le terrain

L’onboarding nécessite une préparation rigoureuse en amont de la prise de poste : 

• Anticiper les démarches administratives : Digitaliser les formalités contractuelles, notamment grâce à la mise en place d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH), est un bon moyen de fluidifier ces démarches.
• Préparer le poste de travail : Equipements, matériel informatique configuré, logiciels installés… Tout doit être prêt pour que le collaborateur puisse être opérationnel immédiatement et qu’il se sente pris en charge.
• Informer les collaborateurs : Une présentation du nouveau collaborateur en interne est recommandée pour faciliter son accueil et favoriser une intégration fluide au sein de l’équipe (email, intranet, réunions, etc.).  
• Créer un premier contact : Un échange téléphonique ou en visioconférence en amont avec le manager est un bon moyen d’instaurer un premier lien. Cela permettra de répondre aux éventuelles interrogations du nouvel arrivant, de le rassurer et de lui donner un avant-goût de ce qui l'attend. 

Le jour de la prise de poste : marquer positivement les esprits 

Le premier jour est crucial : il conditionne les premières impressions et joue un rôle déterminant dans l’engagement du collaborateur.

• Organiser un accueil personnalisé : Un kit d’accueil  contenant des informations utiles sur l'entreprise (un plan des locaux, des goodies à l'effigie de la marque, etc.) ou un petit-déjeuner avec l’équipe sont des exemples d’attention à ne pas négliger pour donner une première image positive au collaborateur.
• Présenter l’environnement de travail : Une visite des locaux et des espaces de travail (bureaux, salles de réunion, cafétéria, etc.) aide à se repérer et à se sentir rapidement à l’aise.
• Partager la culture et les valeurs de l’entreprise : Présenter votre culture d’entreprise est nécessaire pour permettre au collaborateur de mieux comprendre son nouvel environnement de travail et de s’y projeter.
• Détailler les missions : Clarifier dès le premier jour les objectifs et responsabilités confiées au collaborateur permet d’instaurer un cadre de travail structuré, favorisant sa performance.

Ces actions démontrent au nouveau collaborateur qu’il occupe une place essentielle au sein de l’équipe et lui offrent des repères clairs pour ses premières semaines.

Le processus d'apprentissage : un parcours personnalisé 

Dès les premiers jours, il est important de mettre en place un processus d'apprentissage structuré pour le nouveau collaborateur. Ce processus doit être accessible, flexible et adapté à ses besoins spécifiques.

• Mettre en place une plateforme e-learning : Une plateforme e-learning permet de centraliser les ressources pédagogiques et de proposer des parcours de formation personnalisés. Elle peut inclure des modules sur l'histoire de l'entreprise, sa culture, ses produits et services, les outils et processus, etc. Ce socle commun de connaissances permet de comprendre les bases du fonctionnement de l'entreprise et de se familiariser avec ses valeurs.
• Adapter les parcours à chaque métier : Chaque métier a ses spécificités et nécessite des compétences particulières. Il est donc important de proposer des parcours de formations plus techniques sur les outils et les processus métiers. Ce parcours doit être adapté à chaque profil afin de permettre à chacun de développer les compétences nécessaires à son poste.
• Privilégier le blended learning : Le blended learning, ou formation hybride, combine des sessions de formation en présentiel avec des modules en ligne. Cette approche permet de profiter des avantages des deux mondes : l'interaction humaine et le partage d'expérience des formations en présentiel, et la flexibilité et l'accessibilité des formations en ligne.
• Favoriser l'apprentissage continu : L'apprentissage ne doit pas s'arrêter à la fin de l'onboarding. Encouragez vos collaborateurs à se former tout au long de leur carrière, en leur proposant des formations régulières, des conférences, des ateliers et des certifications.

Les semaines suivantes

L’intégration ne s’arrête pas au premier jour. Elle doit impérativement reposer sur un suivi régulier pour garantir une intégration réussie et réduire le risque de départ prématuré durant la période d’essai. Cette phase stratégique ne doit pas être négligée, au risque de compromettre les efforts de recrutement. 

Voici les bonnes pratiques à mettre en place pour un suivi efficace :

• Planifier des points d’étape avec le manager : Des échanges réguliers permettent de recueillir le ressenti du collaborateur, d’identifier d’éventuelles difficultés et d’ajuster son accompagnement. Ces points d'étape peuvent être formels (entretiens individuels) ou informels (discussions autour d'un café).
• Encourager l’interaction avec l’équipe : Organiser des moments d’échange informels favorise l’intégration et renforce le sentiment d’appartenance.
• Évaluer l’onboarding : Un questionnaire ou un échange avec le collaborateur entre 1 et 3 mois après l’arrivée du collaborateur permet de mesurer l’efficacité du processus et d’identifier des axes d’amélioration pour les futures intégrations.

Quels leviers peuvent faciliter l'onboarding ? 

Les outils digitaux 

L’intégration d’outils digitaux dans le processus d’onboarding présente un réel avantage. Automatiser les tâches administratives chronophages permet non seulement un gain de temps considérable, mais assure aussi que les informations importantes sont centralisées et facilement accessibles. Cela garantit que les démarches nécessaires sont réalisées efficacement sans omission, améliorant ainsi l’expérience du nouvel employé et de l'équipe RH.

• Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) : La mise en place d’un SIRH permet de simplifier et structurer votre processus d’onboarding en automatisant la gestion des documents, des signatures électroniques et des validations administratives.
• Plateforme d’apprentissage en ligne (LMS - Learning Management System) : Un LMS est un outil essentiel pour proposer des formations structurées et personnalisées aux nouveaux collaborateurs. Il permet de :
  
  • Proposer des parcours de formation adaptés aux besoins de chaque collaborateur.
  • Faciliter l'accès à la formation à distance, à tout moment et depuis n'importe quel appareil.
  • Centraliser toutes les ressources pédagogiques en un seul endroit et diffuser des contenus de formation variés (vidéos, présentations, quiz, etc.).
  • Suivre la progression des apprenants et évaluer leurs connaissances