04.03.21
Bien choisir un SIRH, qu’il s’agisse de le renouveler ou de le mettre en place pour la première fois, n’est pas chose aisée. Si les objectifs premiers du SIRH sont de permettre une gestion efficace et rapide des tâches administratives répétitives et chronophages, de rationaliser la collecte des données des salariés et d’optimiser la qualité du service donné aux collaborateurs de l’entreprise, il est par ailleurs un véritable outil de pilotage de la politique RH de votre entreprise. Retrouvez dans cet article nos recommandations pour réussir votre projet SIRH.
1. Dois-je lancer un nouvel SIRH ou faire évoluer l’existant ?
La majorité des changements de logiciels se fait pour des raisons de maintenance liées à des évolutions réglementaires ou à des technologies dépassées. En dehors de ce contexte, vous pouvez être confronté, au fil des années, à une dégradation dans l’usage ou à une perte de productivité de votre solution SIRH. Les départs de collaborateurs peuvent engendrer une perte de connaissance dans l’usage de votre SIRH et à moyen terme, une dégradation de la performance.
Mais devez-vous pour autant changer de SIRH ou le faire évoluer ? Chez implid, l’expérience nous montre qu’il suffit parfois de réaligner l’organisation, les processus et les équipes pour que la solution puisse dégager à nouveau des gains de productivités.
2. Comment consulter le marché ?
Il existe 2 façons de consulter le marché pour effectuer un changement de solutions :
- Une consultation sommaire que l’on appelle aussi RFI (Request For Information)
- Une consultation détaillée que l’on nomme aussi RFP (Request For Proposal)
La consultation sommaire consiste à rédiger un document qui décrit le contexte du projet et qui va permettre à l’éditeur de faire une première cotation. C’est un usage qui est adapté lorsque vous avez besoin d’un regard extérieur sur toutes les dimensions de votre projet : coûts, faisabilité, charges et plannings. Il n’y a pas d’engagement du prestataire. La démarche est souvent budgétaire et peut être associé à un devis sur la forme. Elle est utilisée lorsque le projet est peu mature.
En revanche, si votre entreprise est mature sur ce projet, il est préférable de réaliser une consultation détaillée. Cela se traduit par la formalisation d’un cahier des charges qui permettra la contractualisation d’engagements techniques, fonctionnels, financiers et plus globalement, qui reprendra les étapes clés de l’organisation du projet.
3. Comment structurer mon équipe projet ?
Nous vous recommandons de créer une équipe projet mixte, composée :
- D’un sponsor,
- D’un directeur de projet,
- D’un chef de projet,
- De contributeurs issus de différents métiers ou fonctions tels que la finance, l’IT, le contrôle de gestion, des managers opérationnels ou porteurs de processus.
Le sponsor constitue une pièce maitresse dans cette organisation. C’est la garantie d’associer la Direction Générale et l’ensemble des contributeurs nécessaires à votre projet. Son intervention dans les Comités de Pilotage permettra de garantir le succès du projet puisqu’il sera en mesure de réaliser les arbitrages et de garantir l’évolution des processus et de l’organisation lors de l’implémentation du futur SIRH.
4. Quelles sont les principales étapes d’un projet ?
Déployer un projet SIRH, c’est respecter des étapes clés qu’on retrouve dans tout projet, à savoir les phases de conception, paramétrage, reprise, recette, formation et d’assistance au démarrage.
Pour recenser les besoins de vos utilisateurs, la réalisation d’ateliers métiers avec des managers de votre entreprise, des porteurs de processus ou les RRH et l’équipe projet sont essentiels.
Dans un premier temps, nous vous conseillons de réaliser un diagnostic de l’existant qui se traduira par une analyse des tâches, des flux d’informations, des documents et des volumes traités de vos processus RH. Puis, de lister dans une seconde étape les attentes des futurs utilisateurs afin d’identifier les nouvelles fonctionnalités nécessaires à votre SIRH.
En fonction des processus métiers concernés, il sera par ailleurs nécessaire de formaliser des règles de paie (ou GTA) à travers un Livre Blanc et afin de préparer le changement.
Pour un projet SIRH réussi, deux phases sont essentielles :
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Le pilotage : les projets en lien avec du réglementaire, comme le changement de logiciel de paie & temps, sont en effet souvent contraints par des délais et des obligations de démarrage à des dates fixées,
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La conduite du changement : avec la digitalisation des processus métiers, les personnes qui sont souvent impactées ne sont plus seulement les experts mais bien les collaborateurs et les managers. Finalement, ce sont eux qu’il faut embarquer, convaincre et faire adhérer au nouvel usage de la solution.
Même si votre démarche est liée à un changement d’outil, là encore, les dimensions relatives à l’organisation, les processus et à l’accompagnement des collaborateurs, doivent être traitées à la fois dans l’analyse de l’existant et dans la construction de la vision cible.
5. Internaliser ou externaliser : comment choisir ?
L’exploitation d’un SIRH nécessite :
- Une structure « outil » à travers la mise à disposition d’une infrastructure informatique et d’une solution logicielle,
- Une structure « humaine » avec une équipe qui prend en charge les traitements de données et les processus de traitement.
Il existe deux grands types d’organisation du SIRH :
- L’internalisation : la structure humaine et la structure outils sont conservés dans l’entreprise. La solution logicielle est installée sur un serveur qui est exploitée en interne avec une équipe qui en assure la maintenance.
- L’externalisation : la structure humaine et la structure outil sont confiées à un éditeur afin d’adresser un processus de paie ou à un prestataire (formation, recrutement ou traitement des IJSS).
La tendance globale du marché des SIRH est à l’externalisation a minima de la structure outils afin de faciliter la maintenance légale et règlementaire des processus métiers. L’externalisation complète constitue toujours un choix stratégique qui obéit avant tout à une gestion de risques et in fine au maintien des compétences clés que je souhaite conserver en interne.
La tendance pour les changements de logiciel de paie est aussi à l’externalisation. Avec tout de même une nuance, puisque le marché évolue surtout vers la semi-externalisation ou le collaboratif. Dans ce cadre l’externalisation est réalisée à minima pour la structure outil. Mais un certain nombre de taches peuvent également être externalisées : la gestion de l’exploitation, les moyens informatiques (à travers le SAAS) ou certains processus dont les niveaux de collaboration sont à définir entre le client et le prestataire.
6. Comment estimer les coûts ?
Si certains coûts sont clairs et explicites lorsque l’on lit une proposition d’un éditeur (mise en œuvre, formation, accompagnement par exemple), les coûts indirects liés à la préparation ou à l’organisation du projet sont, par notre expérience, sous-estimés.
Les coûts cachés liés aux interfaces, à la conduite du changement ou aux opérations techniques de reprise ou de recette ne sont pas évalués par les prestataires ou lorsqu’ils le sont, souvent de façon incomplète. Ils sont pour autant très chronophages et nécessite de nombreuses interactions et itérations entre les équipes.
7. Pourquoi être accompagné dans mon projet SIRH ?
Tout projet implique des risques, que ce soit au moment de la conception du projet ou lors de la phase de mise en œuvre. Avoir recourt à un cabinet, c’est avant tout se prémunir contre ces risques en mobilisant des savoir-faire et des experts qui ont une connaissance du marché, des solutions éditeurs et des méthodologies adaptées à votre contexte.
C’est aussi recevoir les bonnes pratiques durant la phase de pilotage du projet ou lors des opérations techniques liées à la reprise de données. Le cabinet a par ailleurs un effet dynamisant pour mettre en mouvement les équipes et favoriser l’appropriation de la solution et l’harmonisation des pratiques.
