3 étapes pour réussir la mise en place d'un logiciel SIRH

La mise en place d'un Système d'Information des Ressources Humaines (SIRH) est une démarche stratégique visant à optimiser la gestion des processus RH au sein d'une entreprise.

Un SIRH intègre diverses fonctionnalités, telles que la gestion de la paie, des temps et activités, du recrutement ou encore de la formation. Grâce à la centralisation des données, l’accès rapide et simplifié aux informations et l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée, cet outil est un levier indispensable pour : 

• Faciliter votre gestion RH
• Améliorer votre expérience collaborateur
• Faire gagner du temps à tous vos collaborateurs

Et ces bénéfices contribuent directement à l'amélioration de la performance globale de votre entreprise !

Dans cet article, nos consultants en digitalisation RH vous présentent les trois étapes clés à suivre pour réussir la mise en place d'un logiciel SIRH. 

1. Préparer la mise en place d'un logiciel SRIH

Définir les objectifs du projet SIRH

Avant toute chose, il est crucial de déterminer les objectifs précis de votre projet SIRH. Cela implique :

• D’analyser de façon détaillée vos processus RH existants

• D'identifier vos processus RH à optimiser

• De définir les résultats attendus

💡 Le conseil de nos experts : Une définition claire des objectifs à atteindre liés à la mise en place d’un SIRH facilite le pilotage du projet et l’évaluation des résultats. Pour les identifier efficacement, nous vous recommandons d’utiliser la méthode SMART : des objectifs Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis.

Retrouvez tous les bénéfices liés à la mise en place d’un SIRH dans notre article. 

Identifier les collaborateurs à impliquer

La réussite d’un projet SIRH dépend beaucoup de l'implication des parties prenantes clés. Il est important d'identifier et de mobiliser les collaborateurs concernés :

• Les équipes RH : Elles seront les utilisatrices principales du SIRH
• Les managers : Ils joueront un rôle essentiel dans l'adoption du SIRH par leurs équipes
• Les employés : Leurs besoins et leurs retours sont précieux pour garantir l'adéquation du SIRH à la réalité du terrain

Cette collaboration favorise l'adhésion au projet et garantit que les besoins de chacun sont pris en compte.

Etablit un budget réaliste et détaillé

Définir un budget réaliste est une étape essentielle. Ce budget doit prendre en compte les coûts internes et externes, à savoir les dépenses liées :

• A l'acquisition et à l’implémentation du logiciel
• A la formation des utilisateurs
• Aux éventuelles maintenances et support technique

L’ensemble des étapes liées à la préparation du projet puis à la conduite du changement doivent être aussi intégrées à l’établissement de votre budget.

💡 Le conseil de nos experts : Une planification budgétaire rigoureuse vous permet d'éviter les dépassements et d'assurer la viabilité financière de votre projet SIRH. 

Choisir le bon logiciel adapté à vos besoins

Le marché des SIRH offre une multitude de solutions aux fonctionnalités variées. Il est donc primordial de sélectionner le logiciel le plus adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise. L'élaboration d'un cahier des charges détaillé, en collaboration avec vos parties prenantes (équipes RH, managers, salariés…), facilitera votre choix. 

💡 Le conseil de nos experts : Certains critères ne doivent pas être négligés ! L’intégration du logiciel avec vos systèmes existants, la gestion des données et l'expérience utilisateur doivent être pris en compte lors de la rédaction de votre cahier des charges. 

2. Mettre en œuvre le logiciel sélectionné

Paramétrer le logiciel en fonction des spécificités de votre entreprise 

Chaque entreprise comporte des spécificités qui doivent être adaptées dans le SIRH. Le paramétrage spécifique du logiciel, en adéquation avec vos processus internes (workflows, validation, …), vos règles de gestion et votre organisation, garantit une utilisation optimale et une meilleure appropriation par les utilisateurs.

Migrer vos données existantes 

La transition vers un nouveau SIRH nécessite de migrer vos données RH actuelles, telles que :

• Les données de paie

• Les données liées aux compteurs / cumuls d’heures

• Les documents qui composent le dossier du personnel (contrats, avenants, sanctions…) 

• Les historiques de formation

La complexité des données à extraire varie en fonction du périmètre du projet et du nombre d’années d’historique qui doivent être intégrées. Ces opérations doivent être réalisées avec rigueur pour assurer l'exactitude et la complétude des informations transférées, tout en respectant les normes de confidentialité et de sécurité des données.

Tester le logiciel pour identifier et corriger les éventuels dysfonctionnements

Avant le déploiement définitif, il est indispensable de procéder à des phases de test approfondies. Ces tests permettent :

• De détecter et de corriger les anomalies éventuelles

• D'évaluer la performance du système 

• De vérifier que le SIRH répond aux exigences définies dans votre cahier des charges

💡 Le conseil de nos experts :  Une validation du bon fonctionnement du SIRH en amont du déploiement définitif évite les dysfonctionnements lors de l'utilisation en conditions réelles. La bonne pratique consiste à mettre en place une vérification en 2 étapes :

• Les tests unitaires qui consistent à vérifier individuellement chaque module et fonctionnalité du SIRH 

• Les tests d’intégration qui permettent de vérifier l’interaction entre les différents modules du SIRH et leur comptabilité avec l’ensemble de votre système d’information

En combinant ces 2 niveaux de test, vous vous assurez de bien prendre en compte l’ensemble du processus métier qui doit être digitalisé. 

Former les utilisateurs du SIRH à tous les niveaux

La formation des utilisateurs est une condition sine qua non pour une adoption réussie du SIRH. Il est recommandé de proposer des sessions de formation adaptées aux différents profils d'utilisateurs, afin qu'ils maîtrisent les fonctionnalités pertinentes pour leurs différentes tâches. 

👉 Par exemple : 

• Pour les équipes RH : formation sur la gestion des données RH (modules de paie, gestion des absences et des congés, suivi des entretiens professionnels…)

• Pour les managers : formation sur le suivi des équipes et la gestion des objectifs de chacun (validation des congés, gestion des objectifs…)

• Pour les collaborateurs : formation sur la prise en main de l’espace personnel (mise à jour des informations personnelles, demande de congés, consultation des fiches de paie…)

Cette étape est indispensable pour renforcer la confiance de vos collaborateurs dans l'utilisation du nouvel outil.

3. Déployer le SIRH et accompagner les utilisateurs

Une fois votre logiciel SIRH opérationnel, son déploiement doit s’accompagner d’une communication adaptée et d’un support continu pour garantir une prise en main efficace par vos collaborateurs.

Communiquer en interne

Lorsque le SIRH est accessible à tous vos collaborateurs, vous devez mettre en place une stratégie de communication interne pour rassurer et susciter l’adhésion au changement. L’objectif est de donner du sens à cette évolution, en présentant les avantages concrets de ce nouvel outil pour chaque partie prenante. 

💡 Le conseil de nos experts :  En amont du déploiement officiel du SIRH, nous vous recommandons d’informer régulièrement vos collaborateurs sur l’avancement du projet pour les intégrer au plus tôt et faciliter l’adoption du changement. 

Accompagner les utilisateurs

Un support utilisateur interne doit être mis en place pour répondre aux questions et accompagner vos collaborateurs dans la prise en main du SIRH. Cet accompagnement peut prendre plusieurs formes :

• Hotline ou chat interne

• Guides d’utilisation

• Sessions de formation continue…

Pour en savoir plus sur la mise en place d’une stratégie de conduite du changement efficace, consultez notre article dédié. 

Instaurer une démarche d'amélioration continue

Le projet ne s’arrête pas au déploiement. Une démarche d’amélioration continue est nécessaire pour adapter le SIRH aux évolutions de votre entreprise et aux éventuels nouveaux besoins des utilisateurs.

👉 La mise en place d’un logiciel SIRH est un projet stratégique qui transforme l’organisation de votre fonction RH et booste la performance globale de votre entreprise. Pour garantir le succès de cette transition, il est essentiel d’adopter une approche méthodique, d’impliquer l’ensemble de vos parties prenantes et de prévoir un accompagnement adapté, y compris après le déploiement de la nouvelle solution. En suivant ces trois étapes clés et en vous faisant accompagner par des experts, vous maximiserez vos chances de succès.