Comment améliorer la gestion des ressources humaines de votre entreprise grâce à la mise en place d'un SIRH ?

La mise en œuvre des SIRH au sein des entreprises a énormément progressé au cours des dernières années. L’un des accélérateurs a été la pandémie COVID19, qui a entrainé une complexité de la gestion du temps de travail, notamment avec la mise en place du chômage partiel et du travail à distance. C’est pourquoi beaucoup d’entreprises se sont dotées d’un SIRH pour simplifier la gestion de leurs ressources humaines.

Quelle est la définition d’un SIRH ? En quoi peut-il améliorer la gestion de vos ressources humaines ? Pourquoi mettre en place un SIRH dans votre entreprise ? Nos experts en digitalisation de la fonction RH répondent à vos questions dans cet article.

Qu'est-ce qu'un SIRH ? Quelles tâches liées à la gestion des ressources humaines est-il en mesure de prendre en charge ?

Un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est une solution qui intègre plusieurs logiciels visant à gérer et à automatiser diverses fonctions liées à la gestion des ressources humaines.  

Ainsi, un SIRH peut prendre en charge l’ensemble des tâches clés des Ressources Humaines, à travers la digitalisation des processus métiers : gestion administrative, gestion de la paie, gestions des temps et activités, gestion de formations, recrutements, mobilité, gestion des compétences, des entretiens et reporting.

💡 Bon à savoir : Le processus de la paie est le celui dont les fonctions clés sont les mieux couvertes par les solutions du marché, puis vient la gestion de temps.

Quels acteurs sont concernés par la digitalisation de la fonction RH ?

Aujourd’hui, c’est l’ensemble des acteurs de l’entreprise qui profitent de la digitalisation de la fonction RH. Salariés, managers et experts de la fonction RH : tous interviennent à leur échelle dans la gestion des processus RH. Le SIRH n’est donc plus une solution d’expert, comme cela a été le cas pendant plusieurs années.

Les salariés

Grâce au SIRH, les salariés peuvent directement consulter, modifier ou transmettre des informations à travers les différents workflows qui leur sont accessibles.

Concrètement, cela peut leur permettre de mettre à jour leurs données (coordonnées bancaires, adresse postale, statut marital, etc.), de transmettre des justificatifs destinés au service RH ou encore de formuler des demandes de congés.

Les managers

Les managers peuvent quant à eux :

• Accéder à l’ensemble des informations concernant les salariés de leur équipe
• Initialiser certains processus métiers lors des campagnes d’entretien ou de gestion de la formation par exemple
• Ou encore alimenter directement le processus de paie à travers la validation des heures supplémentaires ou la gestion d’autres compteurs (récupération d’heures supplémentaires, réduction du temps de travail, congés, etc.).

Les experts de la fonction RH

En fonction des droits qui leur sont confiés, le SIRH permet aux collaborateurs du service RH de superviser l’ensemble des processus métiers et de collecter / contrôler toutes les informations concernant la gestion RH de l’entreprise. Toute la fonction RH s’en trouve donc transformée.

De quelle façon la mise en place d'un SIRH permet-elle d'améliorer la gestion sociale dans votre entreprise ?

Avant toute chose, le SIRH permet d’augmenter la productivité de la fonction RH grâce à un gain de temps lié à :

• Une digitalisation des processus administratifs (archivage des bulletins de paie, gestion des plannings, congés, contrats, etc.)
• Une supervision plus rapide et plus fluide des processus RH les plus chronophages
• Une réduction des saisies à réaliser

En fonction des modules compris dans le SIRH, les fonctionnalités et donc les avantages varient :

Gestion des absences

Un module de gestion des absences permet de supprimer les saisies faites sur feuilles volantes, de mettre à jour les compteurs en temps réel, de fiabiliser les données renseignées et d’apporter de la transparence aux salariés, qui pourront consulter en temps réel leurs compteurs.

Gestion du temps de travail

Un module de gestion du temps de travail permet de contrôler les horaires des salariés et de vérifier en temps réel les présences, les absences et les jours de travail à distance. Ces informations sont notamment utiles pour sécuriser la bonne application de la règlementation sociale.

L’ensemble des données concernant la gestion du temps de travail peuvent être automatiquement transmises au service de paie, tout en laissant un historique. L’ensemble du processus est ainsi sécurisé.

Gestion des évaluations de compétences

Un module de gestion des évaluations de compétences permet de conserver une trace des objectifs de formation fixés et des évaluations / des entretiens professionnels réalisées.

Il permet aussi, grâce aux informations collectées sur les souhaits de formation des salariés, de construire un plan de formation adapté.  Le suivi des évaluations de compétences réalisées permet quant à lui de détecter les talents.

Gestion de l'onboarding

Grâce au module de gestion de l’onboarding, l’ensemble des informations échangées entre le futur salarié et l’entreprise peuvent être dématérialisées.  C’est notamment le cas des contrats de travail, qui peuvent être signés électroniquement et automatiquement archivés.

En plus de faciliter les démarches administratives liées au recrutement d’un nouveau salarié, ce module a pour avantage de garantir l’archivage des pièces administratives fournies au moment de l’embauche.