Coffre-fort numérique : comment sécuriser la remise des bulletins de paie ?

Encore trop souvent, la distribution de documents RH sensibles, tels que les bulletins de paie, se fait par mail ou via un espace numérique simplement protégé par un mot de passe. Or, les normes RGPD imposent aux entreprises de distribuer les bulletins de paie de leurs salariés via un outil sécurisé sous peine de sanctions de plus en plus sévères.

Le coffre-fort numérique (appelé également coffre-fort électronique) est la solution la plus adaptée pour transmettre de manière sécurisée les documents RH de vos salariés (bulletins de paie, contrats de travail, comptes-rendus d’entretiens…). Cet outil vous permet également de disposer de tableaux de bord permettant le suivi de la paie ou encore des entrées et sorties de vos salariés.

Concrètement, qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ? Quels sont ses avantages ? Quelle différence par rapport au portail numérique ? Nos experts en gestion sociale répondent à vos questions dans cet article.

Qu'est-ce qu'un coffre-fort numérique ? Pourquoi l'utiliser pour transmettre les bulletins de paie ?

Le coffre-fort numérique est un espace de stockage de documents numériques encadré par la loi française, servant à archiver des fichiers confidentiels et de haute importance.

Pour les entreprises

Pour les entreprises, le coffre-fort électronique permet la transmission de documents professionnels dans un espace sécurisé (bulletins de paie, contrats de travail…), tout en certifiant leur origine, leur intégrité et leur traçabilité. Grâce à cet outil, les entreprises peuvent se conformer aux obligations légales de transmission sécurisée de données et de délais de conservation, notamment en matière de RGPD.

Le coffre-fort numérique est aussi utilisé pour stocker tout document de manière sécurisée, ce qui accélère considérablement les recherches de documents. Dans ce cadre, il offre une aide précieuse lors d’un contrôle fiscal par exemple.

Pour les salariés

Pour les salariés, le coffre-fort numérique permet de recevoir tous leurs documents personnels à partir d’un seul espace sécurisé, tout en préservant leur confidentialité et leur intégrité. Ils peuvent également y conserver tout autre document qu’ils souhaitent sécuriser (factures, documents d’identité, contrats, …).

Le coffre-fort est uniquement accessible à partir d’un système d’identification sécurisé. Ni le prestataire de l’outil, ni l’employeur n’ont accès au contenu du coffre du salarié. Les documents sont sauvegardés pour une durée de 50 ans.

Quels sont les avantages de cet outil ?

Le coffre-fort numérique représente de nombreux avantages pour votre entreprise :

• Sécurité : confidentialité, garantie de conservation des documents dans un coffre-fort numérique, protection contre la consultation par des tiers, la perte, la destruction ou le vol et préservation de l’intégrité des documents (pas de possibilité de les modifier).
• Gain de temps : optimisation de la transmission des documents RH et de leur archivage.
• Satisfaction collaborateurs : accès simplifié à vie pour vos collaborateurs à l’ensemble de leurs documents RH.
• Réglementaire : réponse à vos obligations légales en matière de protection des données personnelles et en matière de durée légale d’archivage des documents.
• Diminution des coûts : réduction des coûts de gestion (plus d’impression, de mise sous pli, ni d’affranchissement).
• Démarche RSE : diminution de l’usage du papier et des consommables liés (encre, enveloppe, timbre, …).

Le coffre-fort numérique offre également un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents. Il peut aussi être utile en cas de contrôle fiscal.

A quoi sert un portail numérique ? Quelle différence avec le coffre-fort ?

Le portail numérique est un espace collaboratif utilisé par les dirigeants et les responsables RH pour échanger des données variables, notamment en matière d’établissement des bulletins de paie. Il sert à valider (partiellement ou totalement), ou non, les bulletins de paie avant leur transmission aux salariés.

En revanche, le portail numérique n’est pas un espace de stockage permanent, contrairement au coffre-fort numérique. C’est uniquement une plateforme d’échange d’informations sécurisées entre le chef d’entreprise et son cabinet d’expertise comptable.

Cet outil permet notamment de réaliser des statistiques sur la gestion des salariés (coût de revient d’une heure de travail, calcul du taux d’absentéisme, …). Il aide aussi à centraliser des informations concernant les salariés de l’entreprise (adresse postale, RIB, pointure de chaussures, taille de vêtements de travail, …). Il comprend également des modules RH, de type visite médicale par exemple.

Dans le cas où le chef d’entreprise réalise lui-même la saisie de sa comptabilité, le portail numérique peut lui permettre d’accéder directement aux OD de paie ou aux tableaux de charges sociales. Il est aussi possible de réaliser les Déclaration Préalable A l’Embauche (DPAE) grâce à ce portail.

 

Je télécharge le document

 

---