Pilotage d'entreprise : pourquoi utiliser un outil de gestion comptable ?

Autrefois utilisé uniquement pour effectuer manuellement la tenue comptable, le logiciel comptable a évolué pour offrir de multiples fonctionnalités. Il permet notamment l’automatisation des collectes d’informations, la saisie automatisée par OCR (Reconnaissance Optique de Caractère) et la génération d’écritures automatiques, constituant ainsi une base de travail solide. Grâce à un accès à des informations fiables et mises à jour, l’expert-comptable peut ainsi analyser efficacement les données et permettre à ses clients de prendre des décisions éclairées. C’est pour ces raisons qu’un outil de gestion comptable est aujourd’hui incontournable, tant pour vous en tant que dirigeant, que pour nous, cabinet d’expertise-comptable. 

Mais concrètement, quelles sont les fonctionnalités offertes par les outils de gestion comptable ? Quels avantages représentent-ils pour le pilotage de votre entreprise ? Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir le bon logiciel ? Les experts-comptables implid répondent à vos questions. 

Quelles sont les principales fonctionnalités d'un outil de gestion comptable ?

Un logiciel comptable comporte de nombreuses fonctionnalités qu’il est indispensable d’exploiter pour disposer de données fiables, mises à jour et essentielles pour le pilotage de votre activité. 

Ces fonctionnalités peuvent être classées en 3 catégories : 

Les fonctionnalités standards

Ces fonctionnalités sont centrées sur la collecte automatique de 3 informations capitales : 

• Les flux bancaires
• Les factures de vente
• Les factures d’achat

Des modules complémentaires, tels que la gestion des immobilisations, des emprunts ou des états de rapprochement bancaire, peuvent venir enrichir ces fonctionnalités standards. 

Les fonctionnalités légales

Les outils de gestion comptable facilitent la réalisation des déclarations fiscales, telles que l’impôt sur les sociétés (IS), la TVA ou encore la contribution sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), en s’appuyant sur les données disponibles.   

De plus, ces outils permettent la télétransmission des liasses fiscales à l’administration fiscale. Cette fonctionnalité est un des prérequis à respecter obligatoirement par les logiciels comptables. 

Pour en savoir plus sur les obligations fiscales auxquelles votre entreprise est soumise, consultez notre article dédié. 

⚠️ Pourquoi l'utilisation d'un outil de gestion comptable est incontournable pour le passage à la facturation électronique ?

A partir de septembre 2026, les entreprises françaises devront se conformer à l’obligation légale de la facturation électronique. Cette réforme vient renforcer la nécessité de vous doter d’un outil de gestion comptable pour assurer votre conformité à cette nouvelle obligation. En effet, la réforme de la facturation électronique obligera toute entreprise à utiliser une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) pour envoyer et recevoir des factures électroniques. 

En tant qu’expert-comptable, il est de notre devoir d’être proactif face à ce changement et de l’envisager comme une opportunité pour optimiser vos processus. C’est pourquoi nous avons fait le choix de migrer l’ensemble de nos clients vers Pennylane, une plateforme comptable tout-en-un conforme à la réforme de la facture électronique. 

Pour en savoir plus sur les actions à mettre en place pour vous préparer au passage à la facturation électronique, consultez notre article dédié. 

Les fonctionnalités d'analyse

Les fonctionnalités d’analyse des logiciels de gestion comptable jouent un rôle clé dans l’accompagnement des clients par l’expert-comptable. Elles nous permettent de vous fournir des conseils personnalisés pour vous aider à prendre des décisions éclairées pour l’avenir de votre entreprise. 

Parmi ces fonctionnalités, on retrouve notamment la mise en place de plans prévisionnels de gestion de trésorerie et la création de tableaux de bord.

👉 Pour conclure, un outil de gestion comptable doit, à minima, intégrer des fonctionnalités standards, légales et d’analyse pour assurer une gestion globale de votre activité. Ces trois composantes doivent être interconnectées pour faciliter leur utilisation.

Quels sont les avantages clés d'un outil de gestion comptable pour le pilotage de votre entreprise ?

Gain de temps et amélioration de l'efficacité

Tout d’abord, l’utilisation d’un outil de gestion comptable pour votre gestion financière quotidienne vous permet de gagner du temps. Grâce à l’automatisation des tâches répétitives à faible valeur ajoutée (comme la saisie des factures, la gestion des relances pour les factures impayées, le traitement des notes de frais, etc.), vous pouvez vous concentrer davantage sur votre cœur d’activité : le développement de votre entreprise. 

Réduction des erreurs humaines

Le second avantage que présentent les logiciels comptables est la réduction des erreurs humaines. En effet, ces outils sont équipés de fonctionnalités permettant d’identifier instantanément des doublons de factures, des écarts bancaires ou encore des discordances entre factures et écritures comptables. Ces contrôles automatiques sont des facilitateurs pour l’humain.

Conformité aux réglementations en vigueur

De plus, ces outils sont régulièrement mis à jour pour être en conformité avec les règlementations en vigueur. Dans ce cadre, leur utilisation vous permet de disposer des dernières fonctionnalités nécessaires pour respecter les exigences légales (tenue régulière des comptes, conservation des documents comptables, présentation des comptes annuels, etc.). 

Les outils de gestion comptable permettent ainsi la préparation de déclarations et de liasses fiscales clés en main, tout en adaptant leur contenu aux nouvelles obligations à venir, comme la réforme de la facturation électronique. Les utilisateurs peuvent ainsi facilement générer des documents fiscaux précis et conformes.   

Facilité d'accès à vos états financiers

Les logiciels de comptabilité ont aussi l’avantage d’être des bases de travail solides et fiables pour l’expert-comptable. Ils simplifient l’obtention des états financiers relatifs à votre activité (bilan, compte de résultat, soldes intermédiaires de gestion, etc.), ce qui permet à l’expert-comptable de consacrer plus de temps à l’analyse des données plutôt qu’à leur collecte. Ainsi, avec des informations à jour et précises à portée de main, l’expert-comptable peut vous fournir une analyse fiable de la situation financière de votre entreprise. 

Optimisation de la sécurité liée à vos données financières

Pour finir, la sécurité est un avantage incontournable proposé par les outils de gestion comptable. Ces logiciels garantissent la protection de vos données financières grâce à plusieurs fonctionnalités :

• Sauvegardes sécurisées de vos données financières 
• Accès aux historiques des opérations réalisées
• Connexions sécurisées pour chacun des utilisateurs.

👉 L’ensemble de ces avantages font du logiciel de gestion comptable une source d’efficience et de performance pour votre gestion financière quotidienne et pour votre collaboration avec votre expert-comptable. 

Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir son outil de gestion comptable ?

Taille de l'entreprise et volume des transactions

Le premier critère de choix d’un outil de gestion comptable est son adaptation à la taille et aux spécificités de votre entreprise (secteur d’activité, nombre de transactions, besoin ou non d’une comptabilité analytique, etc.). 

Ergonomie et disponibilité de l'outil

Le second critère de choix concerne l’ergonomie de l’outil. Il doit permettre une prise en main facilitée pour l’utilisateur, grâce à une navigation fluide parmi les différentes fonctionnalités et une obtention rapide de l’information souhaitée.

Un autre aspect important à considérer est la disponibilité d'un support technique pour garantir qu’une équipe de techniciens est accessible en cas de besoin. 

💡 Bon à savoir : Il est vivement conseillé de privilégier un outil accessible sur une page web et disponible sur smartphone et ordinateur, avec plusieurs connexions simultanées possibles.

Conformité au RGPD

Il est également nécessaire de vous assurer que le logiciel comptable est conforme aux normes en vigueur, et notamment au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Ce règlement impose à tous les outils de protéger les données personnelles traitées pour garantir la sécurité des informations de vos clients.

Coût du logiciel

Le dernier critère à prendre en compte est évidemment le prix. Actuellement, le marché n’offre que très peu de licence perpétuelle et s’oriente clairement vers le fonctionnement par abonnement, bien plus rentable pour les éditeurs. Ces abonnements regroupent l’utilisation, la mise à jour de l’outil et la maintenance.

💡 Bon à savoir : Le fonctionnement par abonnement vous garantit un accès constant aux dernières mises à jour et fonctionnalités de l'outil, en particulier en matière de conformité.

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