Comment la performance numérique peut contribuer à la pérennité de l'entreprise en période de sobriété ?

Pour apporter leur expertise sur cette question, trois experts implid : Laure Gaillard, Directrice Générale Conseil et Recrutement implid ; Catherine Chabert, avocate implid Legal, spécialisée en droit des nouvelles technologies ; et Thierry Parassin, Directeur des Systèmes d’Information au sein du groupe implid.

Quels enjeux pour l'entreprise en période de sobriété ?

Pour les entreprises, la période de sobriété actuelle conjugue à la fois des contraintes de maîtrise des coûts et des enjeux de réinvention pour faire face à de multiples tensions :

• ressources ;
• pénurie de talents ;
• difficultés de recrutement ;
• ressources matérielles ;
• énergie ;
• essence ;
• composants ;
• évolutions de marché.

Cette période ne fait qu'accentuer un enjeu fondamental qui a toujours été au cœur de la performance des entreprises : la recherche d'équilibre entre les actions à court terme, et d'autres, beaucoup plus profondes, à moyen/long terme.

Mais si l'heure est à la sobriété, c'est bien une opportunité pour repenser cet équilibre, entre actions à court terme et dans la durée. Dans ce contexte, l'informatique et les enjeux numériques restent l’une des problématiques à adresser.

Les enjeux au niveau de la DSI

Au niveau de la direction des systèmes d’information (DSI), il faut rester performant et faire plus avec moins.

Concrètement, on constate des augmentations :

• des prix du matériel (pénurie des composants, coût du transport, etc.) d’en moyenne 30 % depuis le début de la crise sanitaire ;
• des services Cloud de type Microsoft, de 5 à 10% par an, depuis 3 ans ;
• des budgets sécurité liés au contexte et à la prise de conscience générale d’en moyenne 10 à 15 % par an ;
• des salaires et des prestations liés au contexte du marché du travail d’en moyenne 10 % depuis le début de la crise sanitaire ;
• de l'indice SYNTEC engendrant une augmentation de tous les contrats indexés d’en moyenne 1 % par an depuis 3 ans.

Comment le juridique peut-il aider sur cette question des hausses de prix ?

Il convient d'anticiper les hausses pour ne pas les subir. Dans un contexte tendu, l'entreprise n'a pas droit à l'erreur. Elle doit donc faire un état des lieux de l’existant. C’est le moment de faire un audit des licences, de revoir sa politique de licensing, de vérifier les clauses d'audit des contrats et les conséquences de leur application.

La plupart des sanctions annoncées par les éditeurs prennent leurs sources sur des clauses complexes et mal comprises, qui imposent à l'entreprise des coûts importants et imprévus.

Concernant les nouveaux projets, il convient de délimiter le périmètre du projet, formaliser un cahier des charges, un cahier de recettes. Ces documents seront annexés au contrat, de même que d'autres très importants comme le plan de réseau interne de l'entreprise, le contrat de maintenance (ou SLA, pour Service Level Agreement), la charte des données personnelles.

Quels sont les différents leviers d'économie sur lesquels agir ?

Les enjeux informatiques sont généralement perçus comme un mal nécessaire ou un coût à maîtriser. En réalité, ils dépassent bien largement la dimension des seuls coûts informatiques puisque le numérique, c'est l'usage que l'entreprise fait des outils informatiques.

De ce fait, il y a trois niveaux d'action :

• un levier d'économies directes ou d’adéquation des investissements informatiques avec le niveau opérationnel de l'entreprise ;
• un levier numérique au service de la performance opérationnelle des entreprises ;
• l'utilisation des leviers numériques au service du développement de la croissance de l'entreprise.

Pour rester sur le premier levier économique, d’un point de vue DSI, plusieurs actions peuvent être mises en œuvre :

• revoir la roadmap avec les métiers : la priorité reste la rentabilité, il faut donc filtrer les projets par leur valeur business ;
• renforcer la relation finance-DSI, et optimiser le process d’élaboration et de suivi budgétaire : il est important d'avoir un outil de gestion efficace pour piloter ses dépenses en temps réel, et faire en sorte de prendre des décisions rapides en cas de dérive ;
• dresser un inventaire des logiciels et applicatifs pour ne garder que ceux qui correspondent vraiment à l'organisation réelle ;
• travailler sur les dépenses énergétiques : optimiser la gestion de son parc, avoir une infrastructure moderne, etc. ;
• travailler sur la partie cloud : cela permet d'optimiser ses coûts et ses ressources ;
• trouver le bon équilibre entre les recrutements internes et la prestation : la prestation coûte plus cher que les recrutements internes mais cela permet souvent, dans ces périodes difficiles, d'avoir plus de flexibilité, d'agilité.

Comment optimiser davantage la performance de l'entreprise ?

Le numérique, c'est l'usage que fait l'entreprise de l'outil informatique. En travaillant cet usage, on est au cœur des processus opérationnels de l'entreprise, que ce soit les processus de production, de supply chain, RH, ou financiers.

Derrière ce travail sur ces processus, on retrouve plusieurs leviers numériques :

• la dématérialisation ;
• l'automatisation ;
• la robotisation ;
• la collaboration.

L’usage des systèmes informatiques vient appuyer l'optimisation de tous ces processus. Par exemple, quand on va chercher la dématérialisation, on cherche la réduction du papier, la réduction du temps passé à traiter les actions. Quand on va chercher la collaboration, on cherche la fluidification des échanges, l'optimisation de la qualité de vie au travail et du travail tout court.

Il est plus qu’opportun de digitaliser ses process afin d’abaisser ses charges et s'inscrire dans le futur. Dématérialisation des factures, archivage électronique, vente en ligne, mise en place d'un CRM : tout cela implique une contractualisation et un accompagnement du projet en interne ou par le recours d'une assistance externe à la maîtrise d'ouvrage.

Il est également possible d’aller encore plus loin en s'inspirant du Frugal IT, ou innovation frugale, afin de développer des produits plus rapidement et moins coûteux. Ce n’est pas parce qu’on a moins de moyens que l’on ne peut pas innover.