Comment se mettre en conformité réglementaire (compliance) grâce à l’externalisation des compétences ?

La profusion des normes dans des domaines variés liés à la gestion de l’entreprise (social, fiscal, droit des sociétés, consommation, RGPD) ou à son activité (normes environnementales croissantes), constitue une contrainte lourde pour les structures de petite taille ou de taille intermédiaire. Que ce soit pour des raisons de compétences ou de temps, un emploi dédié au contrôle et à la mise en conformité réglementaire (la compliance) n’est pas toujours possible. Fort heureusement, les entreprises peuvent externaliser cette fonction et la confier à des intervenants externes.

Quels dispositifs d’externalisation de la fonction compliance existent ? Quelles tâches peuvent être externalisées ? Quels sont les avantages de l’externalisation ? Nos avocats intervenant en mise en conformité réglementaire répondent à vos questions dans cet article.

Quels sont les dispositifs d'externalisation de la fonction de compliance ?

Externaliser la gestion de la conformité réglementaire de votre entreprise présente plusieurs avantages :

• Bénéficier de compétences en conformité dont vous ne disposez pas en interne
• Confier la gestion de votre compliance à des tiers de confiance qui auront un point de vue externe sur votre entreprise, un atout pour réaliser des analyses transparentes
• Optimiser la maîtrise de votre budget car le recours à l’externalisation permet de répondre à vos problématiques ponctuelles en matière de conformité sans engagement financier de long terme
• Vous concentrer sur votre cœur d’activité, en vous déchargeant des tâches liées à votre conformité réglementaire

Voici les dispositifs d'externalisation les plus couramment utilisés :

Le compliance officer intérimaire

Dans certaines situations, notamment en période de transition ou de changement organisationnel, les entreprises peuvent faire appel à un Compliance Officer intérimaire pour un besoin ponctuel.

Avec cette solution, un professionnel externe à l’entreprise est engagé pour une période déterminée afin d'assurer la continuité des opérations de conformité. Son rôle consiste à :

• Mettre en place ou optimiser les processus de conformité de votre entreprise
• Former vos collaborateurs aux enjeux de la compliance
• Superviser vos activités liées à la conformité pendant la période de transition que connaît votre organisation

Le responsable compliance externe

Pour les entreprises qui ne disposent pas des ressources nécessaires en interne et qui ne souhaitent pas ouvrir un poste à temps plein dédié à la mise en conformité, le recours à un responsable compliance externe est une solution intéressante.

La mission du responsable compliance externe consiste à prendre en charge la gestion des dispositifs de conformité de votre entreprise, en veillant à ce que toutes vos obligations réglementaires soient respectées. Ce professionnel intervient en temps partagé dans votre entreprise, en tant que collaborateur à part entière. Il peut être présent de façon régulière ou ponctuelle, en fonction des besoins de votre organisation.

Le cabinet spécialisé

Les entreprises peuvent également choisir d'externaliser leur fonction de compliance auprès d'un cabinet multi-expertises, regroupant avocats, auditeurs ou encore consultants. Cette solution vous permet de bénéficier d’expertises approfondies dans tous les domaines de la conformité réglementaire (CSRD, RGPD, Loi Sapin 2, etc.), allant de l'évaluation des risques à la mise en œuvre de processus de conformité sur-mesure.

Chez implid, grâce à la complémentarité de nos expertises, nous sommes à vos côtés pour garantir votre conformité réglementaire, notamment en ce qui concerne vos obligations RSE. 

Les experts indépendants

Enfin, pour garantir l'objectivité et l'impartialité de vos enquêtes internes, vous pouvez faire appel à des experts indépendants. Ces experts sont en mesure de réaliser une analyse juridique de la qualification des faits et donc d’apporter des préconisations objectives. Cette approche permet d'assurer la transparence et l'intégrité de vos processus d'enquête interne, tout en garantissant le respect des normes éthiques et juridiques.

Quelles tâches liées à la fonction de compliance peuvent-elles être externalisées ?

Réalisation des cartographies des risques

La cartographie des risques est une étape initiale indispensable à la mise en œuvre d'une démarche de compliance. Cette tâche complexe peut être confiée à des experts en conformité qui possèdent les compétences nécessaires pour identifier, évaluer et hiérarchiser les risques auxquels votre entreprise est exposée. 

Mise en place de contrôles internes et de contrôles de conformité

Les contrôles internes et les contrôles de conformité peuvent être externalisés à des professionnels qualifiés. Cela vous assure :

• La mise en place de procédures de contrôle efficaces
• Le suivi de leur mise en œuvre
• L’évaluation de leur efficacité pour assurer le respect des réglementations en vigueur

Elaboration de reportings règlementaires

La mise en place de reportings règlementaires (rapports financiers, extra-financiers, sociaux, juridiques, etc.) est une tâche chronophage qui nécessite une connaissance approfondie des obligations réglementaires applicables. Externaliser cette tâche à des spécialistes est un bon moyen pour garantir la conformité de vos reportings.

Analyse et déclaration des opérations de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme

L'analyse et la déclaration des opérations faisant naître un doute en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme sont des obligations légales pour les entreprises soumises à ces réglementations. Il est recommandé de déléguer la gestion de cette tâche à des professionnels en mesure de détecter les transactions suspectes et de les signaler aux autorités compétentes.

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Organisation des formations obligatoires

La gestion des formations obligatoires en matière de compliance peut également être externalisée à des spécialistes de la formation professionnelle. Ces derniers peuvent concevoir des programmes de formation adaptés aux besoins spécifiques de votre entreprise et assurer leur animation.

Gestion de la relation avec les autorités publiques

Pour optimiser la gestion de vos relations avec les autorités publiques (trésor public, TRACFIN, ACP, AMF, etc.), il est possible d’externaliser cette tâche. Vous êtes ainsi certain de garantir la transparence de ces relations.