Délais d’archivage des documents d’entreprise : les obligations légales

Une entreprise doit conserver tout document, émis ou reçu, dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale sous peine de sanctions. Le délai d’archivage varie selon la nature des documents et leurs obligations légales respectives. L'entreprise peut également faire le choix d’archiver les documents au-delà de la durée légale, sauf s'ils contiennent des données personnelles. Nous faisons le point sur les délais d’archivage en fonction de la nature des documents d’entreprise à conserver.

Pour en savoir plus sur les obligations légales à respecter en termes de délais d’archivage,

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Quels délais de conservation pour vos documents civils et commerciaux ?

L’ensemble des pièces relatives à l’exercice d’une activité commerciale sont régies par les réglementations sur l’archivage.

• Contrats d’acquisition et de cession de biens > 30 ans
• Contrat conclu entre commerçants ou entre commerçants et non commerçants > 5 ans
• Documents bancaires : talons de chèques, relevés bancaire… > 5 ans
• Documents établis pour le transport des marchandises > 5 ans

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Quels délais de conservation pour vos documents juridiques ?

L’ensemble des documents juridique, depuis la création de l’entreprise, est à conserver précieusement. La durée de conservation des documents juridiques varie également selon leur nature. A savoir que les comptes annuels de la société (bilans, comptes de résultats et annexes) doivent être conservés durant 10 ans. Il est également recommandé de conserver au moins 3 exercices les rapports des commissaires aux comptes.

• Comptes annuels > 10 ans
• Traité de fusion et autres actes liés au fonctionnement d’une société, documents de la société absorbée > 5 ans
• Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association > 5 ans*
• Pièces modificatives des statuts > 5 ans*
• Registres de titres nominatifs > 5 ans**
• Registre des mouvements des titres > 5 ans**
• Ordres de mouvements > 5 ans**
• Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration (cotés et paraphés) > 5 ans**
• Feuilles de présence et pouvoirs > 3 derniers exercices
• Rapport du gérant ou du conseil d’administration > 3 derniers exercices
• Rapport des commissaires aux comptes > 3 derniers exercices

*À partir de la perte de personnalité morale. **À partir de la fin de leur l’utilisation

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Quels délais de conservation pour vos documents relatifs au personnel ?

Côté ressources humains, les documents relatifs à la gestion du personnel ont une obligation de conservation entre 1 et 5 ans :

• Bulletin de paie > 5 ans
• Contrat de travail, lettre de démission, notification de licenciement, sanction disciplinaire > 5 ans
• Registre unique du personnel > 5 ans
• Documents concernant les salaires, primes ou indemnités, reçu pour solde de tout compte > 5 ans
• Documents relatifs aux vérifications et aux contrôles au titre de l’hygiène, de la sécurité et des conditions de travail > 5 ans
• Documents relatifs aux charges sociales > 3 ans
• Documents relatifs à la comptabilisation des horaires des salariés > 1 an

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Quels délais de conservation pour vos documents fiscaux ?

Au niveau fiscal, la durée de conservation obligatoire est établie à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis. Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.

• Impôt sur le revenu et sur les sociétés > 6 ans
• Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel > 6 ans
• Impôts sur les sociétés pour l'EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral) > 6 ans
• Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public) > 6 ans
• Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE > 6 ans
• Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...) > 6 ans

Bon à savoir : Les délais sont portés à 10 ans en cas d'activité illicite(fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, par exemple)

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Quels délais de conservation pour vos documents et pièces comptables ?

L’archivage des documents comptables est soumis à une durée légale de 10 ans, que ce soit les bons de commande, les bons de livraison, les factures émises ou reçues ou le livre et registre comptable.

• Livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire > 10 ans
• Pièces justificatives (factures, bons de commande et de livraison) > 10 ans

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Quelles sanctions en cas de non-respect des durées de conservation ?

Ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions commerciales, fiscales voire pénales.

C'est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux avec la possibilité d’amendes pouvant aller jusqu’à 10 000 €.

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