Digitalisation des Assemblées Générales : comment anticiper la législation ?

Pendant la crise sanitaire, afin que les assemblées générales et organes de direction puissent continuer à répondre à leurs obligations, des adaptations temporaires de la réglementation ont été apportées pour permettre la dématérialisation de la documentation juridique et la facilitation des réunions à distance.

Ces adaptations présentes dans les règles de convocation, d’information et de délibération étaient applicables jusqu’au 30 septembre 2021. Aujourd’hui, aucune ordonnance ne permettant l’application de ces mesures à long terme n’est encore parue. Cependant, il est possible d’anticiper la législation via une modification statutaire… Retrouvez toutes les informations dans notre article.

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Retour sur les règles applicables aux assemblées générales pendant la crise sanitaire

Faisons un retour sur les adaptations. Elles sont issues des textes suivants :

• l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant sur l’adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, en raison de l’épidémie de Covid-19.

• l’ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 prorogeant et modifiant l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 portant sur le renforcement des droits des membres des assemblées lorsque ces dernières ont lieu à huis clos et l’adoption à distance des décisions relevant de la compétence des assemblées.

• Le décret 2021-987 du 28 juillet 2021 et 2020-418 du 10 avril 2020 prorogeant les mesures jusqu’au 30 septembre 2021.

Un retour à la normale faisant émerger le besoin d’adaptations statutaires

Retour d’expérience : quels ont été les différents avantages à la dématérialisation des assemblées générales ?

Depuis la pandémie, la dématérialisation de la documentation juridique relative aux assemblées générales et la facilitation des réunions à distance ont permis de maintenir une fluidité dans les échanges révélant plusieurs avantages :

• Une conservation de la même qualité du droit d’information de l’associé et de sa participation lors de l’Assemblée
• Un gain de temps pour le dirigeant et les associés
• Une rapidité des interactions
• Une augmentation des participations
• Une diminution des coûts d’organisation

A ce jour, le législateur semble avoir la volonté de perpétuer la pratique mise en place durant la Covid-19 puisque la loi sur le pass vaccinal du 22 janvier 2022 autorise les organes collégiaux de direction à délibérer à distance et invite le Gouvernement à la parution d’ordonnances destinées à adapter les règles applicables aux assemblées générales.

A date, nous n’avons pas encore la parution des dites ordonnances.

En attendant : dans l’intervalle, il devient intéressant de réfléchir à anticiper la législation.

Une possibilité de modifier les statuts

Dans la pratique et si les dirigeants entendent maintenir ces procédés dématérialisés pour la tenue des différentes réunions des organes de la société, alors, une modification des statuts doit être envisagée.

Pour être pleinement efficace, cette modification des statuts et la méthodologie de tenue des réunions des organes de la société doivent être rédigées avec précision et expertise.

Nos experts implid se tiennent à votre disposition pour adapter les dispositions des statuts de votre société en ce sens.

Sans modification statutaire

Si vous ne souhaitez pas faire de modifications statutaires, il appartient de s’en remettre au législateur, et aux décisions qui pourraient être prises ou non par le Gouvernement, pour un allégement des process.

Quoiqu’il en soit, l’évolution de ces procédés et les avantages attachés porteront à une nouvelle réflexion.

En effet, l’Association Française des Professionnels des Titres (AFTI) et l’Association Française des Entreprises Privées (AFEP) pilotent un groupe de travail sur l’accompagnement et la modernisation des assemblées générales, du vote à distance, des modalités de mise en place du vote à distance en temps réel.

Le rapport devrait être publié avant l’été.