Facturation électronique obligatoire : comment vous préparer ?

Toutes les entreprises établies en France auront l'obligation d'accepter les factures électroniques de leurs fournisseurs, tandis que leur émission deviendra progressivement obligatoire. Face à cette réforme portée par l'État, il est essentiel pour les entreprises de se préparer au mieux à cette transition vers un processus de facturation entièrement numérique.

Comment vous préparer à la réception de factures électroniques ? Comment anticiper leur émission ? Les experts-comptables implid sont à vos côtés pour vous aider à anticiper votre passage obligatoire à la facturation électronique.

Comment se préparer à la réception de factures électroniques ?

Le choix de votre plateforme de dématérialisation

La réglementation sur la facturation électronique précise les modalités d’échange des factures et données de facturation. Elles s’effectueront obligatoirement par l’intermédiaire d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

Dans ce cadre, pour continuer de recevoir les factures de vos fournisseurs grands comptes (Orange, EDF…), vous devrez mettre en place une plateforme de dématérialisation partenaire dans vos outils comptables ou valider que votre comptable met bien en place une plateforme de dématérialisation partenaire. Elle vous permettra de gérer la réception des factures de vos fournisseurs et traitera, à terme, l’émission de vos factures électroniques à destination de tous vos clients ou partenaires.

L'accompagnement de nos experts-comptables

Soucieux de vous proposer une solution fiable et éprouvée, nos experts-comptables se sont rapprochés d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Cette solution répond à votre besoin de mise en conformité et facilite la collaboration avec votre expert-comptable implid. En effet, cet outil partagé entre vous et votre comptable vous permettra de nous transmettre automatiquement vos factures (d'achats) reçues électroniquement, sans action de votre part.

Cette plateforme de dématérialisation propose également des fonctionnalités complémentaires permettant d’optimiser la gestion financière de votre entreprise :

• Accès en temps réel à vos informations (encaissements / décaissements, chiffre d'affaires, trésorerie...)
• Création et édition de factures au bon format (« format X »), conçu spécifiquement pour se conformer à la réforme de la facture électronique
• Pilotage de votre activité et suivi de votre trésorerie grâce à la consolidation d’informations détaillées en temps réel
• Archivage de vos documents
• Suivi simplifié de vos impayés (système d’alertes, relances automatiques…)
• Paiement des factures en ligne
• Cartes de paiement

Nous serons à vos côtés pour vous accompagner tout au long de ce changement important, impactant la gestion des flux de facturation de votre entreprise / organisation. 

💡 A noter : Comme toutes les autres plateformes, notre solution partenaire doit être immatriculée par l’administration fiscale au cours du dernier trimestre 2023. Nous vous communiquerons le nom de notre partenaire lorsqu’il sera officiellement immatriculé. 

Comment anticiper l'émission de vos factures électroniques ?

Toujours dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, les entreprises françaises auront l'obligation d'émettre des factures électroniques à destination de leurs clients. 

Ainsi, pour assurer votre mise en conformité, votre processus de facturation complet doit évoluer : outil de facturation, logiciel de caisse, méthodes de travail, organisation interne… La réforme de la facturation électronique présente une réelle opportunité pour votre entreprise, afin d’aller plus loin dans la transformation numérique de votre organisation et dans l’optimisation de vos processus.

Les actions à mener pour transformer votre processus de facturation

Il est essentiel de préparer votre processus de facturation à la réforme de la facturation électronique. Pour ce faire, plusieurs étapes doivent être suivies :

1. Faire un état des lieux de votre dispositif de facturation actuel

Les nouvelles obligations vont bousculer les pratiques de facturation et imposer de repenser vos procédures. Pour prendre la mesure des changements à opérer au sein de votre entreprise, il est nécessaire d’identifier :

• Les flux concernés par la réforme : facturation de professionnels en France et/ou à l’étranger, facturation de particuliers…
• Les volumes de flux concernés et les éventuelles spécificités propres à votre activité, afin d’identifier vos besoins en matière de facturation
• Votre processus interne de facturation actuel : Qui fait quoi ? Comment ? Avec quel support documentaire ? Dans quel outil ?
• Le niveau de conformité de vos outils : logiciel de facturation et/ou logiciel de caisse

2. Nettoyer et mettre à jour votre base de données clients

Les plateformes de dématérialisation identifieront les entreprises émettrices et destinatrices par leur numéro SIREN/SIRET. Aussi, pour facturer, il vous faudra impérativement disposer de ces numéros. Sans quoi, la facture sera rejetée par l’administration fiscale.

Il est donc nécessaire de vous poser les deux questions suivantes concernant ces données :

• Le numéro SIREN et SIRET existe-t-il dans votre système ?
• Ces informations sont-elles exhaustives à ce jour ?

3. Mettre en conformité vos factures

Avec la réforme de la facturation électronique, de nouvelles mentions obligatoires devront figurer sur les factures (SIREN ou SIRET, adresse de livraison, nature des opérations…). Sans ces informations, vos factures seront rejetées par l’administration fiscale et seront donc non reçues par vos clients.

Dans ce cadre, il est nécessaire de revoir votre modèle de facture pour y faire figurer l’ensemble des informations requises.

L’accompagnement de nos experts-comptables

Les experts-comptables implid vous conseillent et vous accompagnent tout au long de votre transition vers la facturation électronique.

Grâce à notre connaissance de votre entreprise, des attendus de la réforme et des solutions du marché nous vous guiderons dans vos choix, afin de fixer une feuille de route adaptée à vos besoins d’aujourd’hui et de demain. Nous pourrons également gérer pour vous l'ensemble de votre facturation. 

Nous vous aiderons à vous doter des meilleurs outils et méthodes pour réussir votre mise en conformité.

 

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