TPE : quelles sont vos obligations réglementaires ?

Les TPE sont soumises à diverses obligations réglementaires, essentielles pour assurer leur conformité légale. Ces obligations, souvent perçues comme des contraintes, sont indispensables pour protéger les intérêts de votre entreprise, de vos employés et de vos clients.

Les experts implid vous présentent leur guide des obligations réglementaires applicables aux TPE en 2024 dans cet article.

Les obligations réglementaires comptables

La tenue d'une comptabilité

• Conformité des écritures comptables : intégrer comptablement les factures d’achat et de vente à leur date d’émission afin de valider chaque mois la TVA et le fichier d’écritures comptables
• Inventaire : contrôler au moins une fois par an les éléments de l’actif et du passif de votre entreprise
• Comptes annuels : établir les comptes annuels à la clôture de chaque exercice (bilan, compte de résultat et annexe)
  
  Pour les sociétés commerciales : dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce

Les documents comptables obligatoires

• Le livre journal liste de manière chronologique les transactions effectuées au sein de l’entreprise
• Le grand livre reprend le contenu du livre journal ou des journaux auxiliaires, les transactions sont classées selon les comptes affectés
• Le livre d’inventaire répertorie les actifs et les passifs de l’entreprise, sa tenue n’est plus obligatoire depuis 2016, mais il doit être conservé pendant 10 ans

Les obligations comptables par type d'entreprise

Pour en savoir plus, consultez notre article sur obligations comptables à respecter en 2024.

La facturation

• Transaction entre professionnels : facture obligatoire dès la vente d’un bien ou d’une prestation de service
• Transaction entre un professionnel et un particulier : facture requise à la demande du client, pour les ventes à distance et pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA

⚠️ A noter : Vos factures doivent respecter des mentions particulières obligatoires quelle que soit leur forme (électronique ou papier).

👉 Zoom sur la facturation électronique

Vous ne pourrez bientôt plus ni recevoir (à partir du 1er septembre 2026) ni émettre (à partir du 1er septembre 2027 pour les TPE et PME) de facture non dématérialisée. Cette transition va impliquer la mise en œuvre d’une plateforme d’échange agréée mais aussi de modalités de transmission 100% numériques de vos factures au format facture X.

Pour anticiper cette réglementation : une première étape indispensable est de mettre en œuvre dès aujourd’hui une solution agréée pour être conforme dès janvier 2025.

La conservation des documents comptables

Il est impératif de conserver vos pièces justificatives, factures et documents comptables pendant dix ans.

Le logiciel de caisse certifié

L’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié s’applique à tous les professionnels assujettis à la TVA :

• Qui ont des particuliers parmi leurs clients
• Et qui enregistrent leurs paiements au moyen d’un logiciel de caisse

Les obligations sociales

L'embauche d'un salarié

Lors d’une première embauche

• Se procurer le registre unique du personnel et la convention collective applicable à votre entreprise
• Procéder aux affichages obligatoires
• Rédiger le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP)
• Ouvrir un contrat collectif obligatoire de frais de santé et un contrat de prévoyance
• Adhérer à un service de santé au travail et réaliser la fiche entreprise avec la médecine du travail
• Se procurer une trousse de secours à tenir à disposition des salariés
• Pour le secteur du BTP : créer votre compte carte BTP

Pour en savoir plus, consultez notre article dédié aux formalités à respecter pour l’embauche de votre 1er salarié.

A chaque embauche

• Réaliser la déclaration préalable à l’embauche
• Inscrire le salarié sur le registre unique du personnel
• Informer la médecine du travail de l’embauche
• Etablir un contrat de travail écrit et le faire signer au salarié avant l’embauche
• Procéder à l’affiliation aux caisses de prévoyances et de mutuelle
• Conserver les justificatifs de dispense à d’éventuelles cotisations (prévoyance, mutuelle, etc.)
• Remettre un bulletin de salaire au salarié tous les mois
• Récupérer les documents d'identité du salarié : carte d’identité, attestation de droits à la Sécurité Sociale, attestation RQTH, titre de séjour et autorisation de travail, etc.
• Remettre le livret d'accueil au salarié
• Pour le secteur du BTP : commander la carte BTP du salarié s'il travaille sur un chantier

Retrouvez la liste des documents à fournir lors de l’embauche d’un salarié dans notre article.

Les informations à communiquer 

• Conditions de la couverture de prévoyance, mutuelle et retraite supplémentaire en place dans l’entreprise
• Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE) en cas de mise en place par l’entreprise
• Fiche horaires mentionnant les heures de travail du salarié
• Dispositifs d’épargne salariale existants dans l’entreprise
• Textes conventionnels et usages applicables au sein de l’entreprise

Les dispositifs à mettre en place

• Pour toutes les entreprises : entretien professionnel tous les 2 ans et au retour de certains congés, pour étudier les perspectives d’évolution professionnelle du salarié
• Pour toutes les entreprises embauchant des salariés en forfait jours : entretien de suivi tous les ans
• Pour les entreprises ≥ à 11 salariés : mise en place d’un Comité Social et Economique (CSE)

La sécurité et la santé des salariés 

• Mettre en place les mesures nécessaires à la prévention des risques psychosociaux et professionnels
• Adhérer à un service de santé au travail
• Décliner la politique de sécurité et de prévention des risques dans le DUERP
• Inscrire votre entreprise au compte AT/MP pour la cotisation accidents du travail et maladies professionnelles

Le départ d'un salarié

• Fournir les documents obligatoires au salarié : certificat de travail, reçu pour solde de tout compte et attestation d’assurance chômage
• Mettre en œuvre les formalités obligatoires : mise à jour du registre du personnel, vérification de la présence de clauses particulières, mettre fin à la mise à disposition des avantages en nature
• Informer les différents organismes (frais de santé, prévoyance, etc.) de la sortie du salarié et informer celui-ci du dispositif de portabilité
• Récupérer ou établir les documents liés au départ du salarié : lettre de démission, courrier pour la rupture d’essai, notification de licenciement et convocation d’entretien, etc.
• Verser les indemnités de rupture de contrat : prime de précarité, indemnité compensatrice de congés payés, indemnité de licenciement

Pour en savoir plus sur les démarches à effectuer lors du départ d’un salarié, consultez notre article dédié.

Les obligations numériques et données personnelles 

La conformité de votre site web

Vous avez l’obligation de faire figurer plusieurs éléments sur votre site web pour assurer sa conformité juridique :

• Les mentions légales englobent les mentions obligatoires permettant à tout utilisateur de vous identifier
• Les Conditions Générales de Vente (CGV) ou Conditions Générales de Prestations de Services (CGPS) encadrent juridiquement vos relations commerciales, y compris sur le web
• La politique de confidentialité informe les utilisateurs quant aux traitements de données personnelles que vous réalisez via le site web
• La politique de cookies (et le bandeau cookies) sert à informer les utilisateurs sur les différents types de cookies collectés et à recueillir leur consentement le cas échéant
• Les mentions RGPD sont à prévoir sous les formulaires de collecte de données (comme les formulaires de contact par exemple)

Outre ces formalités obligatoires, d’autres sont facultatives mais néanmoins primordiales pour assurer la protection de vos intérêts, telles que les Conditions Générales d’Utilisation (CGU).

La gestion et la transmission des données personnelles (RGPD)

Toute entité doit se conformer au RGPD et à la loi « informatique et libertés » notamment en mettant en place des mesures de mise en conformité au RGPD :

• Constituer un registre des activités de traitement de données
• Limiter la collecte et minimiser les données personnelles pour ne collecter que celles qui sont strictement nécessaires à la finalité du traitement
• Assurer la licéité du traitement en respectant les conditions de mise en œuvre d’un traitement de données personnelles
• Respecter les droits des personnes concernées (droit à l’information, d’accès aux données, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement…)
• Encadrer les traitements de données avec vos prestataires et sous-traitants
• Respecter les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut, notamment par la mise en place de mesures techniques et organisationnelles adaptées (gestion des profils d'habilitation, archivage sécurisé des données, sensibilisation des utilisateurs)

👉 Zoom sur la transmission des données personnelles / bulletins de paie

La CNIL impose de ne pas transmettre des fichiers contenant des données personnelles en clair via des messageries et plateformes grand public (messagerie électronique, messagerie instantanée, plateforme de dépôt de fichiers), sans prendre des mesures de sécurité complémentaires.

Vous avez donc l’obligation de transmettre les bulletins de paie à vos salariés via une solution sécurisée. Cette solution peut se matérialiser par la mise en place d’un coffre-fort numérique propre à chaque salarié, afin d’envoyer et stocker les bulletins de paie dématérialisés.