En quoi consiste la certification des logiciels de caisse ?

Pour lutter contre la fraude à la TVA, la réglementation impose aux commerçants utilisant un système de caisse d’employer un logiciel de caisse certifié, garantissant que les données ne peuvent pas être modifiées après leur enregistrement. 
La réforme introduite par la loi de finances pour 2025 marque la fin de l’auto-certification : il n’est plus possible pour un éditeur de garantir la conformité de son logiciel par une simple attestation délivrée en interne. Désormais, seule la certification délivrée par un organisme accrédité (type NF525 ou équivalent) est recevable pour prouver la conformité d’un logiciel de caisse.
Quels sont les commerçants concernés par cette obligation ? Concrètement, en quoi consiste un logiciel de caisse certifié ? Comment vérifier la certification de votre logiciel ? Les experts-comptables implid répondent à vos questions dans cet article. 

Qui est concerné par la certification des logiciels de caisse ?

L'obligation d'utilisation d'un logiciel de caisse certifié s’applique à tous les commerçants, quel que soit leur secteur d'activité, et plus largement à tous les professionnels assujettis à la TVA :

• qui ont des particuliers parmi leurs clients ;
• et qui enregistrent les paiements au moyen d'un logiciel ou d'un système de caisse.

Les exceptions

Certains professionnels ne sont pas soumis à cette obligation. Il s’agit :

• Des professionnels réalisant uniquement des opérations commerciales avec d’autres professionnels (B to B)
• Des professionnels réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA
• De professionnels bénéficiant de la franchise en base de TVA (notamment les micro-entrepreneurs)
• Des professionnels bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole
• Et des entreprises dont l'intégralité des paiements est réalisée avec l'intermédiation directe d’un établissement de crédit.

💡 Bon à savoir : Puisque la loi n’impose pas aux professionnels de disposer d’un logiciel de caisse, les commerçants qui n’en utilisent pas ne sont pas concernés par cette mesure.

Concrètement, qu'est-ce qu'un logiciel de caisse certifié ?

Un logiciel de caisse est un système informatique permettant le traitement des données saisies sur une caisse enregistreuse. Pour que celui-ci soit certifié, en vue d’un contrôle de l’Administration Fiscale, il doit répondre à 4 exigences essentielles :

L'inaltérabilité

Le logiciel utilisé doit permettre d’enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées.

La sécurisation

Le logiciel doit être en mesure de sécuriser les données d’origine, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives.

La conservation

Le logiciel doit enregistrer et clôturer les données sur une période donnée.

L'archivage de données

Le logiciel doit prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec un dispositif technique garantissant l’intégrité des informations.

En clair, le logiciel de caisse certifié doit empêcher la dissimulation d’opérations après leur enregistrement. Avec un tel logiciel, toute saisie d’opérations sur la caisse ne peut être modifiée sans laisser de traces.

Comment attester de la conformité de votre logiciel de caisse ?

Tous les commerçants concernés par la réglementation sur les logiciels de caisse doivent faire certifier leur système de caisse. À partir du 1er septembre 2025, toute attestation individuelle fournie par l’éditeur ne sera plus recevable. Cette évolution rendant impossible l’auto-certification vise à fermer tout contournement possible.

En cas de contrôle de l’administration fiscale, il est obligatoire de présenter, pour l’ensemble des terminaux de paiement utilisés :

• Une attestation d’homologation délivrée par un organisme tiers accrédité, respectant la norme NF525 ou la certification LNE ;
• Ou une preuve formelle de la démarche de certification (contrat, devis, engagement écrit), si la certification est en cours.
  L’engagement auprès d’un organisme certificateur suffit pour entrer dans la période de transition du 1er septembre 2025 au 28 février 2026.

A noter : La loi sur les caisses enregistreuses précise bien que, dans un commerce, tous les systèmes de caisse doivent être conformes, même si vous avez plusieurs terminaux utilisant des systèmes différents. Vous devez donc vérifier tous vos terminaux de paiement séparément.

Les risques encourus

En cas de non-conformité de votre logiciel de caisse, vous encourez des sanctions conséquentes ! L’Administration Fiscale peut appliquer une amende de 7 500 € par logiciel de caisse non certifié. 

Si votre logiciel n’est pas en cours de certification ou déjà certifié, il sera considéré comme non conforme et vous encourez une amende de 7 500 € par logiciel non certifié. Vous aurez alors 60 jours pour régulariser, sous peine de nouvelle sanction.

Quelles démarches dois-je effectuer pour obtenir une certification officielle de mon logiciel de caisse ?

Pour obtenir la certification officielle de votre logiciel de caisse, voici les démarches à suivre avant le 1er septembre 2025 :

1. Contactez votre éditeur ou fournisseur de logiciel : vérifiez que votre solution logicielle bénéficie déjà d’une certification officielle délivrée par un organisme tiers accrédité (NF525, LNE, ou équivalent). Si ce n’est pas le cas, demandez-lui s’il a engagé une démarche de certification.
2. Engagez formellement la procédure de certification : si le logiciel n’est pas encore certifié, il faut prendre contact avec un organisme certificateur agréé (la liste des organismes figure auprès des instances officielles ou auprès de l’éditeur). Vous devez ensuite vous engager formellement (signature de contrat, acceptation du devis ou commande ferme) avec cet organisme. Cet engagement formel auprès d’un organisme certificateur suffit pour entrer dans la période de transition du 1er septembre 2025 au 28 février 2026.
3. Obtenez et conservez le certificat de conformité : il faudra être en mesure de présenter le certificat définitif sur simple demande de l’administration fiscale.

Attention : Veillez à anticiper car les délais de certification peuvent être importants. Passé le 1er septembre 2025, un simple document d’auto-certification ou une attestation de l’éditeur ne sera plus suffisant

Les points clés à retenir :

• Vérifiez dès maintenant la conformité de chaque terminal de caisse ;
• Mettez à jour votre solution si nécessaire ;
• Changez de logiciel si le vôtre ne peut pas être certifié, ;
• Exigez votre certificat officiel délivré par un organisme accrédité ;
• Anticipez, car les délais de certification peuvent être longs.

Foire aux questions pratiques 

Vous vous demandez si la mise en conformité de votre logiciel de caisse nécessite un renouvellement de votre caisse enregistreuse ou une simple mise à jour ? Cela dépend du matériel que vous utilisez : 

Mon système de caisse est-il conforme ?

Si votre système de caisse vous permet de :

• Réaliser un abandon de saisie de vente
• Supprimer une ligne d’un ticket en cours de saisie
• Travailler sur une date différente que celle du jour
• D’annuler tout ou partie d’un ticket encaissé ou d’en modifier les fichiers de données
• Le tout sans laisser de traces consignées dans un journal ou compte-rendu non modifiable, …

Vous pouvez en conclure que votre logiciel de caisse ne répond pas aux normes imposées par la réglementation concernant les caisses enregistreuses.

Comment la fin de l'auto-certification impacte-t-elle la conformité de mon logiciel actuel ?

La fin de l’auto-certification impacte directement la conformité de votre logiciel de caisse. Depuis le 16 février 2025, les éditeurs ne peuvent plus auto-certifier leurs logiciels. Jusqu’au 31 août 2025, une tolérance reste en place, mais, à compter du 1er septembre 2025, vous devez impérativement pouvoir prouver que votre logiciel de caisse est en cours de certification par un organisme tiers accrédité—ou déjà certifié officiellement.

Que faire si ma caisse enregistreuse dispose déjà d'un logiciel de caisse ?

Si votre caisse actuelle peut être mise à jour : la plupart des éditeurs proposent des mises à jour certifiées ; il vous suffit de l’appliquer et d’obtenir le certificat correspondant.

Que faire si j'utilise une simple caisse enregistreuse ?

Si vous n’avez pas encore de logiciel de caisse, il va falloir vous en procurer un matériel et un logiciel certifiés. 

Dans le cas où votre caisse enregistreuse ne peut pas être équipée d’un logiciel certifié, vous allez devoir en changer. Ceci est également valable si vous utilisez des systèmes de pesage servant pour l’encaissement de vos clients.