En quoi consiste la certification des logiciels de caisse ?

Pour lutter contre la fraude à la TVA, la réglementation impose aux commerçants utilisant un système de caisse d’employer un logiciel de caisse certifié, garantissant que les données ne peuvent pas être modifiées après leur enregistrement.

Adoptée le 19 février, la loi de finances pour 2026 vient simplifier vos démarches en rétablissant la possibilité de prouver cette conformité via une simple attestation individuelle délivrée par l’éditeur de votre logiciel. Cette mesure annule ainsi la fin de l'auto-certification qui avait été initialement programmée par la loi de finances 2025.

Quels sont les commerçants concernés par cette obligation ? Concrètement, en quoi consiste un logiciel de caisse certifié ? Comment vérifier la certification de votre logiciel ? Les Experts-Comptables implid répondent à vos questions dans cet article.

Qui est concerné par la certification des logiciels de caisse ?

La loi n’impose pas aux professionnels de disposer d’un logiciel ou d’un système de caisse. Les professionnels qui n’en utilisent pas ne sont donc pas concernés par cette mesure.

Pour les commerçants qui ont choisi d’enregistrer les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, l’obligation de conformité s’applique dès lors :

• qu’ils sont assujettis eux-mêmes à la TVA ;
• qu’ils réalisent des opérations avec des particuliers, ou plus largement avec des clients non assujettis à la TVA.

Les exceptions

Certains professionnels ne sont pas soumis à cette obligation. Il s’agit :

• Des professionnels réalisant uniquement des opérations commerciales avec d’autres professionnels (B to B) ;
• Des professionnels réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA ;
• De professionnels bénéficiant de la franchise en base de TVA (notamment les micro-entrepreneurs) ;
• Des professionnels bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole ;
• Et des entreprises dont l'intégralité des paiements est réalisée avec l'intermédiation directe d’un établissement de crédit.

Concrètement, qu’est-ce qu’un logiciel de caisse certifié ?

Un logiciel de caisse est un système informatique permettant le traitement des données saisies sur une caisse enregistreuse. Pour que celui-ci soit certifié, en vue d’un contrôle de l’Administration Fiscale, il doit répondre à 4 exigences essentielles :

L’inaltérabilité

Le logiciel utilisé doit permettre d’enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées.

La sécurisation

Le logiciel doit être en mesure de sécuriser les données d’origine, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives.

La conservation

Le logiciel doit enregistrer et clôturer les données sur une période donnée.

L’archivage des données

Le logiciel doit prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec un dispositif technique garantissant l’intégrité des informations.

En clair, le logiciel de caisse certifié doit empêcher la dissimulation d’opérations après leur enregistrement. Avec un tel logiciel, toute saisie d’opérations sur la caisse ne peut être modifiée sans laisser de traces.

Comment attester de la conformité de votre logiciel de caisse ?

Tous les commerçants concernés par la réglementation sur les logiciels de caisse doivent faire certifier leur système de caisse. La loi de finances 2026 simplifie la procédure : il est à nouveau possible de prouver la conformité via une attestation individuelle de l’éditeur, annulant la suppression de l’auto-certification prévue en 2025.

En cas de contrôle de l’administration fiscale, il est obligatoire de présenter, pour l’ensemble des terminaux de paiement utilisés, soit :

• Une attestation d’homologation délivrée par un organisme tiers accrédité, respectant la norme NF525 ou la certification LNE ;
• Une attestation individuelle établit par l’éditeur lui-même ;
• ou une preuve formelle de la démarche de certification (contrat, devis, engagement écrit), si la certification est en cours.

A noter : La loi sur les caisses enregistreuses précise bien que, dans un commerce, tous les systèmes de caisse doivent être conformes, même si vous avez plusieurs terminaux utilisant des systèmes différents. Vous devez donc vérifier tous vos terminaux de paiement séparément.

Les risques encourus

En cas de non-conformité de votre logiciel de caisse, vous encourez des sanctions conséquentes ! L’Administration Fiscale peut appliquer une amende de 7 500 € par logiciel de caisse non certifié.

Si votre logiciel n’est pas en cours de certification ou déjà certifié, il sera considéré comme non conforme et vous encourez une amende de 7 500 € par logiciel non certifié. Vous aurez alors 60 jours pour régulariser, sous peine de nouvelle sanction.

Quelles démarches dois-je effectuer pour obtenir une certification de mon logiciel de caisse ?

Il incombe à l'éditeur de logiciel ou système de caisse d'effectuer la demander de certification et de transmettre le certificat de conformité aux professionnels. En cas d'oubli n'hésitez pas à les contacter pour leur rappeler qu’ils doivent transmettre la certification d'un tiers ou l'auto-certification à leurs clients.

Conservez le certificat de conformité : il faudra être en mesure de présenter le certificat définitif sur simple demande de l’administration fiscale.

Les points clés à retenir :

• Vérifiez dès maintenant la conformité de chaque terminal de caisse ;
• Mettez à jour votre solution si nécessaire ;
• Exigez votre certificat ;