En quoi consiste la certification des logiciels de caisse ?

Afin de lutter contre la fraude à la TVA, tous les commerçants qui enregistrent leurs paiements via un système de caisse ont pour obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié dont les données ne peuvent pas être modifiées après leur enregistrement.

Quels sont les commerçants concernés par cette obligation ? Concrètement, en quoi consiste un logiciel de caisse certifié ? Comment vérifier la certification de votre logiciel ? Les experts-comptables implid répondent à vos questions dans cet article.

Qui est concerné par la certification des logiciels de caisse ?

L'obligation d'utilisation d'un logiciel de caisse certifié s’applique à tous les commerçants, quel que soit leur secteur d'activité, et plus largement à tous les professionnels assujettis à la TVA :

• qui ont des particuliers parmi leurs clients ;
• et qui enregistrent les paiements au moyen d'un logiciel ou d'un système de caisse.

Les exceptions

Certains professionnels ne sont pas soumis à cette obligation. Il s’agit :

• Des professionnels réalisant uniquement des opérations commerciales avec d’autres professionnels (B to B)
• Des professionnels réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA
• De professionnels bénéficiant de la franchise en base de TVA (notamment les micro-entrepreneurs)
• Des professionnels bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole
• Et des entreprises dont l'intégralité des paiements est réalisée avec l'intermédiation directe d’un établissement de crédit.

💡 Bon à savoir : Puisque la loi n’impose pas aux professionnels de disposer d’un logiciel de caisse, les commerçants qui n’en utilisent pas ne sont pas concernés par cette mesure.

Concrètement, qu'est-ce qu'un logiciel de caisse certifié ?

Un logiciel de caisse est un système informatique permettant le traitement des données saisies sur une caisse enregistreuse. Pour que celui-ci soit certifié, en vue d’un contrôle de l’Administration Fiscale, il doit permettre :

L'inaltérabilité

Le logiciel utilisé doit permettre d’enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées.

La sécurisation

Le logiciel doit être en mesure de sécuriser les données d’origine, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives.

La conservation

Le logiciel doit enregistrer et clôturer les données sur une période donnée.

L'archivage de données

Le logiciel doit prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec un dispositif technique garantissant l’intégrité des informations.

En clair, le logiciel de caisse certifié doit empêcher la dissimulation d’opérations après leur enregistrement. Avec un tel logiciel, toute saisie d’opérations sur la caisse ne peut être modifiée sans laisser de traces.

Comment vérifier la conformité de votre logiciel de caisse ?

Si votre système de caisse vous permet de :

• Réaliser un abandon de saisie de vente
• Supprimer une ligne d’un ticket en cours de saisie
• Travailler sur une date différente que celle du jour
• D’annuler tout ou partie d’un ticket encaissé ou d’en modifier les fichiers de données
• Le tout sans laisser de traces consignées dans un journal ou compte-rendu non modifiable...

... Vous pouvez en conclure que votre logiciel de caisse ne répond pas aux normes imposées par la réglementation concernant les caisses enregistreuses.

L'attestation de conformité

Tous les commerçants concernés par la réglementation sur les logiciels de caisse doivent faire certifier leur système de caisse. En cas de contrôle, il est obligatoire de présenter, pour l’ensemble des terminaux de paiement utilisés :

• Un certificat de conformité du système de caisse fourni par l’éditeur lui-même
• Ou Une attestation d’homologation délivrée par un organisme tiers accrédité, respectant la norme NF525 ou la certification LNE

⚠️ A noter : La loi sur les caisses enregistreuses précise bien que, dans un commerce, tous les systèmes de caisse doivent être conformes, même si vous avez plusieurs terminaux utilisant des systèmes différents. Vous devez donc vérifier tous vos terminaux de paiement séparément.

Les risques encourus

En cas de non-conformité de votre logiciel de caisse, vous encourez des sanctions conséquentes ! L’Administration Fiscale peut appliquer une amende de 7 500 € par logiciel de caisse non certifié.

Pour aller plus loin...

Vous vous demandez si la mise en conformité de votre logiciel de caisse nécessite un renouvellement de votre caisse enregistreuse ou une simple mise à jour ? Cela dépend du matériel que vous utilisez :

Si votre caisse enregistreuse dispose déjà d'un logiciel de caisse

La plupart des éditeurs ont aujourd’hui fait certifier leurs logiciels. Des mises à jour (payantes, bien souvent !) ont été communiquées aux utilisateurs. Si vous n’avez pas reçu de certificat de conformité pour votre logiciel de caisse, c’est que vous avez peut-être tout simplement raté l’une des mises à jour proposée pour votre logiciel. Il suffira dans ce cas de l’installer pour vous mettre en conformité.

Si vous utilisez une simple caisse enregistreuse

Si vous n’avez pas encore de logiciel de caisse, il va falloir vous en procurer un. Dans le cas où votre caisse enregistreuse ne peut pas être équipée d’un logiciel certifié, vous allez devoir en changer. Ceci est également valable si vous utilisez des systèmes de pesage servant pour l’encaissement de vos clients.